Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками

Как работает модель DISC, чтобы контролировать сотрудников разных стилей

Для того, чтобы контролировать персонал и его работу, в организациях используются самые разные методы. Например, видеонаблюдение, которое показывает, когда персонал находится на работе. Но камера не показывает выполненные задачи. Как и журналы учета, которые ориентированы только на фиксирование времени.

Контроль работы персонала дает возможность собрать данные о том, кто вместо задач занимается личными вопросами, делами, нарушает дисциплину и оттягивает выполнение работы. Потому, наиболее эффективным способом контроля является применение специализированных программ, к примеру, таких как Yaware.TimeTracker. Её удобные и полезные функции направлены на учет времени и наблюдение за работой команды.

Учет времени

Проводится постоянное наблюдение за тем, как именно тратится рабочее время в компании. Фиксируется время работы, как за компьютером, так и то, которое уходит на деловые встречи или перерывы.

Контроль ресурсов

Наблюдение за тем, какими именно ресурсами пользуется команда, является наиболее точным способом повысить продуктивность. Определяется, насколько эффективными сайтами и программами пользуется персонал.

Уведомления

Функция уведомлений позволяет получать данные о работе персонала на телефон или рабочую почту. Руководитель может в любое время проверять, как обстоят дела в компании.

1. Контроль должен быть всеобъемлющим. Его наличие поможет руководителю быть в курсе всех основных сфер деятельности компании, включая внешние и внутренние аспекты работы. Это должен быть не тотальный, мелочный, с фиксацией всех событий контроль (что только навредит деятельности компании освобождением персонала от всякой ответственности), а разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получать оптимально полное представление о реальной ситуации.

Он подразумевает участие всего персонала или значительной его части и не может быть осуществлен одним человеком или небольшой группой лиц. Лучшим вариантом будет наличие самоконтроля у исполнителей, заинтересованных в высоких результатах выполняемой работы.

2. Стратегическая направленность системы контроля

Она должна основываться на общих приоритетах развития компании. Не стоит зацикливаться на второстепенных мелочах, тратя силы и средства на контроль простых операций. Это отвлекает и сотрудников, и руководство, не принося никакого видимого результата.

3. Контроль – неотъемлемая часть процесса планирования

Руководитель должен знать, как контролировать сотрудников, чтобы они понимали, что главной его целью является не поиск проблем, а успешное их решение и достижение высоких результатов. Не стоит уделять много внимания и собирать информацию, не предназначенную для оптимизации работы компании. Лучше иметь реальное представление об имеющихся отклонениях процессов от принятых и научно обоснованных стандартов, делать анализ причин их возникновения и возможных рисках. Своевременное выявление таких отклонений позволяет минимизировать их вред и предупредить осложнения.

4. Контроль должен быть своевременным

Выявление отклонений не зависит от частоты и быстроты контроля – все нужно делать своевременно, в соответствии с планируемыми стадиями процесса. Это позволит не только определить проблемные места, но и найти пути их устранения и недопущения в будущем. Продуманный и своевременный контроль поможет руководству мгновенно реагировать на возникшие непредвиденные обстоятельства.

Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками

5. Гибкость системы контроля

Руководителю необходимо понимать, как контролировать сотрудников, чтобы все было в соответствии со структурой и системой управления компанией и ее планами, но без твердой привязки к ним. Наш век стремительных перемен требует и от системы контроля гибкости, приспосабливаемости и готовности к любым изменениям. Иной подход приведет к постоянному запаздыванию контроля и бесполезности его практического использования.

6. Экономичность контроля

Следует устанавливать наиболее экономичную систему контроля, чтобы затраты на ее осуществление не превышали дохода и преимуществ, которые она дает. Необходимо свести к минимуму расходы на приобретение технических средств для сбора, переработки и хранения информации. Такая система создается для оптимизации работы компании с целью получения максимальной эффективности.

7. Учет человеческого фактора

Руководитель должен знать, как контролировать сотрудников, чтобы были учтены человеческий фактор, личные качества людей, их должностные обязанности, отношения в коллективе и т. д. Объективный и доброжелательный контроль, недопущение скрытого наблюдения, кулуарных разборок и ухудшения морально-психологического климата в коллективе требуют максимум прозрачности и гласности.

DISC – модель индивидуальных различий, помогающая не только правильно наладить взаимодействие между работниками и улучшить взаимопонимание руководства и персонала, но и снизить участие монетарной мотивации в повышении эффективности работы сотрудников компании.

Анализируя персонал по DISC модели, достаточно легко понять стиль поведения того или иного человека, характерные ему поведенческий и эмоциональный подходы к решению задач.

Согласно модели DISC существует четыре стиля поведения.

Стиль D. К нему относят людей соревнующихся, агрессивных, решительных и ориентированных на результат, предпочитающих активное движение, риски. Они не боятся ответственности, контролируют ситуацию и держат власть. Это любители изменений и сложных задач, могут быть властными, не слишком вежливыми и даже грубыми. Плохие слушатели, способные к принятию внезапных решений.

Стиль I. К такому стилю относят людей разговорчивых, коммуникабельных, оптимистичных, жизнелюбивых, ориентированных на общение, непредсказуемых, энергичных, полных энтузиазма. Такие сотрудники достаточно позитивны и доброжелательны при взаимодействии с людьми. Они невнимательны к деталям, разговорчивы и эмоциональны. Могут пообещать больше, чем в реальности способны выполнить, так как главное для них — это оптимизм и популярность.

Стиль S. К такому стилю относят людей спокойных, помогающих, терпеливых, скромных и неторопливых, всегда готовых прийти на помощь, лояльных, хороших участников команды, внимательных слушателей, настойчивых, надежных и уравновешенных. Им необходимо ощущение стабильности и безопасности, поэтому в случае резких перемен они нуждаются в помощи. Эти люди медлительны, нерешительны и упрямы.

Стиль С. К такому стилю относят людей-аналитиков, точных, последовательных, деловых и осторожных. Они концентрируются на данном задании, выполняют работу кропотливо и качественно. Люди этого стиля слишком сосредоточены на деталях, придирчивы, медлительны и не придают особого значения общей картине. Они критичны, отдалены от людей, пессимистичны, холодны.

Это базовые стили – поведение любого человека сочетает признаки всех четырех.

Данная модель индивидуальных различий измеряет уровень присутствия в поведении человека тех или иных факторов DISC, учитывая их сочетание и взаимовлияние.

Используя данную модель, руководителю проще настроиться на каждого из сотрудников, выбрать для него задачи, которые он решит наиболее эффективно. Это упрощает донесение информации и во много раз повышает коммуникативную компетенцию руководства.

Использование модели DISC позволяет:

  • подвести подходы управления персоналом под четыре стандарта — для каждого стиля свой подход;
  • эффективнее осуществлять наем и удержание сотрудников;
  • создать оптимальные условия при групповой или парной работе персонала;
  • проанализировать всех работников на соответствие занимаемой должности и выполняемым задачам;
  • пересмотреть применяемую систему мотивации;
  • производить ротацию кадров.

Как контролировать выполнение обязанностей сотрудниками

Методика DISC позволяет распознать индивидуальные отличия в поведении сотрудников, выявить лидеров и возможные нюансы. К примеру, достаточно просто определить поведенческий стиль работника и понять его цель, манеру суждения о людях, степень влияния, ценность для компании, возможный уровень злоупотребления, его опасения, поведение под давлением, методы повышения его эффективности.

Основываясь на персональных отчетах, проводятся групповые сессии, посвященные различным вопросам повышения эффективности: взаимодействие, коммуникации, разрешение конфликтов, повышение персональных технологий продаж.

Зачем вести учет рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

  • Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
  • Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
  • Определять время окончания работы.
  • Выявлять прогульщиков.
  • Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

  • человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
  • форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Успеха достигает салон красоты, в котором нет постоянного контроля со стороны руководства

Установление стандартов

Стандартом принято считать эталонный результат. Стандарты должны соответствовать целям компании и поддаваться измерению, чтобы давать возможность сравнивать с ними получаемые результаты деятельности.

Выбранный в качестве стандарта результат должен иметь определенные критерии, по которым в дальнейшем будет осуществляться контроль.

В салонах красоты, как и в других компаниях, работающих в сфере услуг, приняты обязательные для исполнения правила обслуживания клиентов. Четкое следование им гарантирует высокое качество всех выполняемых операций. Стандарт обслуживания устанавливает критерии, оценивающие уровень качества предоставляемых услуг и профессионализма сотрудников компании.

Для возможности ежедневного использования менеджерами и работниками компании выбранных стандартов, необходимо устанавливать их максимально точно.

Сравнение достигнутых результатов с установленными стандартами

Сравнивая достигнутые результаты с установленными стандартами, менеджер определяет, насколько реальные показатели соответствуют ожидаемым. Такая работа необходима для определения допустимого масштаба отклонений, ведь результат может совпасть с эталонным, а может быть выше или ниже его.

Определение масштаба отклонений сводится к выявлению допустимо возможных значений, в пределах которых результаты соответствуют норме и не вызывают беспокойство. Следует с максимальной ответственностью подходить к установлению допустимого лимита отклонений. Их завышение может привести к негативным последствиям и даже носить угрожающий характер. Занижение, в свою очередь, заставит руководство разбирать каждый случай незначительного сдвига.

Успешные руководители сервисных компаний для контроля деятельности своего предприятия используют количественные показатели (ежедневные, ежемесячные) и качественные в виде критериев.

Реальной оценкой качества и количества предоставляемых компанией услуг являются отзывы клиентов в социальных сетях, на сайте фирмы или при проведении анкетирования.

Корректирующие действия

Завершающий этап может соответствовать одной из трех принятых форм.

  1. Поддержание имеющегося статуса. В случае совпадения результатов со стандартными показателями уместнее всего придерживаться выбранной стратегии и сохранять статус-кво. Менеджер убедился, что результаты достигнуты, а сотрудники поняли, что их работа важна и контролируема.
  2. Корректирование возможных отклонений. В случае заметных колебаний результата от стандартных показателей возникает необходимость корректировки действий для установления истинной причины отклонений и принятия мер по ее устранению и предупреждению в будущем.
  3. Замена стандартных показателей. В случае значительных отклонений полученных результатов от стандартных допустим пересмотр показателей эталона или всего плана. Стандарты могут быть излишне завышены и ориентированы на будущий прогноз, что делает их недостижимыми в реальной ситуации.

Необходимо повторить контрольные действия после проведения корректировки стандартов.

Марина Подгайская, компания «Кадровые технологии», соучредитель и директор.

Руководителю недопустимо переносить личные проблемы и переживания на деятельность компании. Следует развивать умение контролировать свои эмоции, не влиять на рабочий процесс своим плохим настроением, а стремиться формировать и поддерживать позитивные отношения в коллективе. Я стараюсь придерживаться такого поведения.

Но успешный начальник не должен быть чересчур непредсказуем: активно чередуя наказания и поощрения работников, делая это неожиданно для персонала, он держит его в тонусе и не дает расслабиться, что в корне неправильно, особенно для сотрудников салона красоты. Эффективной работа мастера в индустрии красоты будет лишь в спокойной обстановке и доверительными отношениями как с руководством, так и с клиентурой.

Салон красоты станет успешным, если каждому из сотрудников понятны его обязанности, разъяснены стимулирующие условия, минимум придирок со стороны руководства, в коллективе царит комфортный климат, а контроль осуществляется открыто и прозрачно. 

Каким образом можно контролировать сотрудников

Подбор кадров

Первый этап правильного осуществления контроля заключается в подборе и проверке кандидатов. Даже самые опытные профессионалы по подбору кадров, использующие в своей работе современные психологические методы, не могут гарантировать, что выбранный ими сотрудник не станет пользоваться своим положением в корыстных целях.

Видеонаблюдение

Современные руководители все чаще прибегают к использованию систем видеонаблюдения: скрытых или открытых.

Открытые системы видеонаблюдения подразумевают, что сотрудникам известно расположение камер и о том, что за ними ведется наблюдение. Это мотивирует их на полноценное выполнение своей работы, не допуская злоупотреблений. Но есть и негативные моменты, прежде всего, психологический фактор: наличие камер и постоянного контроля часто вызывает у сотрудников ощущение дискомфорта, что может повлиять на эффективность их работы или группы в целом.

Скрытая система видеонаблюдения позволяет работникам вести себя более свободно. Руководитель получает информацию о работе сотрудников, их поведении, психологическом мышлении, что позволяет видеть реальную картину и делать выводы. Однако такая ситуация слишком рискованна: узнав о существовании скрытого наблюдения, работники могут изменить свое мнение о руководстве, поменять лояльное отношение на негативное, расценив подобный тайный контроль как оскорбление.

Автоматизированный учет рабочего времени

Современные технологии могут помочь руководству контролировать период нахождения сотрудников на работе. Электронная система учета рабочего времени легко отслеживает, к примеру, как работники распределяют 8-часовой рабочий день: сколько времени тратят на обед, как долго отсутствуют на рабочем месте, в какой час приступают к работе и уходят в конце дня и т. д.

Система контроля доступа не только его ограничивает, но и решает проблемы безопасности, организует дисциплину, позволяет индивидуально подойти к выбору временного интервала работы для каждого сотрудника. Записи системы дают возможность получить информацию обо всех событиях дня, что облегчает дальнейшую автоматизацию кадрового и бухгалтерского учета.

Прослушивание и запись телефонных разговоров

Существуют системы, позволяющие записывать, регистрировать, архивировать и документировать телефонные переговоры и аудиосигналы. Цифровая многоканальная система способна просуммировать время, затраченное сотрудником на служебные и неслужебные переговоры.

Осуществляемый подобным образом контроль служит для выявления некомпетентного и грубого общения сотрудников с клиентами компании, недобросовестного отношения персонала к финансовым вопросам, обсуждаемым с посетителями.

Работники должны быть проинформированы о прослушивании разговоров и видеонаблюдении. Наличие такого контроля улучшит отношение сотрудников к выполнению своих обязанностей, практически исключит некорректное обращение с клиентами, минимизирует телефонные разговоры личного характера на рабочем месте.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте. 

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

  • выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
  • телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
  • скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
  • содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
  • присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

  • итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
  • промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
  • периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
  • избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Советы для руководителя: как контролировать сотрудников, чтобы не переборщить

Для уменьшения возможных негативных проявлений контроля, рекомендуем руководителям обратить внимание на следующие аспекты:

  • устанавливайте и рассматривайте контроль только как позитивную деятельность, необходимую для организации работы сотрудников, определения времени и средств, необходимых для достижения высокого результата;
  • сделайте систему контроля максимально прозрачной, чтобы любому сотруднику было понятно, что контролируется именно рабочий процесс, а не он лично;
  • не допускайте скрытого наблюдения;
  • учитывайте пожелания сотрудников и их предложения по вопросу выбора метода контроля и его осуществления;
  • направьте отслеживание на результаты, а не на деятельность;
  • периодически пересматривайте выбранные методы контроля, возможно, что они утратили свою необходимость и не соответствуют реальной ситуации;
  • всегда соблюдайте корректность при осуществлении наблюдения и выражении замечаний;
  • давая сотрудникам рабочие указания, обращайте их внимание на признаки контроля;
  • соблюдайте целенаправленность наблюдения, чтобы не допустить его перерождения в самостоятельную отдельную функцию;
  • контроль должен соответствовать проверяемому процессу, иметь регулярный и выборочный характер;
  • обосновывайте сотрудникам цель контроля, делая ее понятной для всех;
  • помните, что лучшим вариантом контроля является самодисциплина сотрудников, поощряйте это и делегируйте ответственность;
  • помните, что некоторые отклонения от стандартов являются нормой;
  • замечайте и негативные, и позитивные отклонения;
  • делайте правильные выводы и оценку расхождений;
  • обращайте внимание на подчиненных, выступающих против любого контроля, объясняя это нежеланием ограничений или потерей свободы. Скорее всего, их протест вызван нежеланием ответственности за результаты своей деятельности.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка.

Как контролировать сотрудников, не забывая о мотивации

Успешный руководитель обязан знать, как контролировать сотрудников, чтобы не только указать на их недостатки, но и мотивировать. Любому работнику важно, чтобы осуществлялись не только контроль, но и доступная обратная связь, которая станет мотивировать персонал на более эффективное выполнение своих обязанностей, если помнить несколько правил.

  1. Старайтесь начинать общение с позитивных моментов, искренне отметив достигнутые человеком конкретные результаты. После этого критика воспримется совсем по-другому.
  2. При возникновении проблемы актуальным должен быть поиск решения и возможности предотвращения в будущем подобных ситуаций, а поиск виноватого — вопрос вторичный.
  3. Никогда не переходите на оценку личности сотрудника, критика должна быть направлена только на работу.
  4. Высказывайте замечания только по поводу конкретной проблемы. Не стоит обобщать, слова «всегда» или «никогда» вызывают протест и не воспринимаются серьезно.
  5. Сотрудник должен иметь возможность объяснить ситуацию, внести коррективы. Это значительно повысит его ответственность и инициативность.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

  • нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
  • работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
  • сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
  • сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Как контролировать сотрудников в зависимости от уровня профессионализма: пошаговая инструкция

Шаг 1. Определяем уровень самостоятельности сотрудника

Чтобы понять, как контролировать сотрудников, проанализируйте каждого из них на самостоятельность принимаемых им решений. Есть два типа — новичок и профессионал (в этом случае образование и навыки работы не играют никакой роли). Недавно пришедшего в коллектив сотрудника определенное время принято считать новичком.

Шаг 2. Ограничиваем области контроля

Новичкам следует разъяснить, что вами будут проверяться каждый рабочий шаг и требоваться подробные отчеты и планы. У профессионалов уточните задачи, с которыми они вполне справятся самостоятельно, не стоит загружать их лишней промежуточной отчетностью. Но персонал этого типа должен понимать, что в случае возникновения каких-либо нештатных ситуаций или затруднений, они обязаны обратиться к руководству для своевременного принятия мер по устранению проблемы.

Шаг 3. Делегируем полномочия

Чтобы лучше контролировать рабочий процесс, разделите всю сферу ответственности между профессионалами – пусть они увидят новые возможности и перспективы. Но не стоит переводить новичка из комфортной зоны, если у него отсутствует стремление стать профессионалом.

Шаг 4. Требуем от новичков доклада о ходе работы

Чтобы знать, как контролировать сотрудников, разъясните новичкам, что они должны работать, строго соблюдая инструкцию. Любое отклонение моментально обосновывается в докладе или служебной записке. Руководитель либо сам составляет новичкам инструкцию, либо согласовывает планы, разработанные ими самостоятельно.

Шаг 5. Контролируем профессионалов с помощью системы ключевых показателей

Не стоит устраивать профессионалам тотальный контроль и требовать отчета за каждый шаг. Просто обговорите план работы и уточните сроки, когда будут подводиться промежуточные итоги. Небольшие затруднения будут решаться ими самостоятельно, а руководству только остается следить, чтобы профессионалы не расслабились и не стали допускать ошибок от чрезмерной самоуверенности.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Типичные ошибки при контроле над сотрудниками

Ошибка 1. Контроль, ограниченный инцидентами

Опытный и успешный руководитель всегда знает, как контролировать сотрудников и при этом замечать не только их ошибки, но и интересный или нестандартный подход к выполнению своей работы. Никому не понравится, когда замечают лишь недочеты в работе, а успешность просто игнорируют. В контроле важна системность. Не стоит дергать сотрудников по пустякам и делать бесконечные замечания.

Ошибка 2. Скрытый контроль, переходящий в явный при выявлении нарушений

Если обстоятельства вынуждают установить скрытый контроль, то не нужно при любом промахе устраивать разбор полетов и кричать сотруднику, что он попался. Это не только не принесет положительного результата, но и демотивирует персонал на долгое время. Сотрудники останутся недовольны решением руководства устроить скрытую слежку.

Скрытый контроль может быть полезен лишь в редких случаях, когда руководству необходимо мотивировать отстающих сотрудников и наладить рабочий процесс. В других ситуациях такое тайное наблюдение не приносит пользы и должного эффекта, особенно при обнаружении персоналом.

Ошибка 3. Формальный контроль

Нет смысла и в формальном наблюдении, когда руководитель не знает, как контролировать сотрудников, а лишь грозится, что все проверит. Контроль требует системы и конкретных дел.

Успеха достигает салон красоты, в котором нет постоянного контроля со стороны руководства

Марина Подгайская, компания «Кадровые технологии», соучредитель и директор.

Руководителю недопустимо переносить личные проблемы и переживания на деятельность компании. Следует развивать умение контролировать свои эмоции, не влиять на рабочий процесс своим плохим настроением, а стремиться формировать и поддерживать позитивные отношения в коллективе. Я стараюсь придерживаться такого поведения.

Но успешный начальник не должен быть чересчур непредсказуем: активно чередуя наказания и поощрения работников, делая это неожиданно для персонала, он держит его в тонусе и не дает расслабиться, что в корне неправильно, особенно для сотрудников салона красоты. Эффективной работа мастера в индустрии красоты будет лишь в спокойной обстановке и доверительными отношениями как с руководством, так и с клиентурой.

Салон красоты станет успешным, если каждому из сотрудников понятны его обязанности, разъяснены стимулирующие условия, минимум придирок со стороны руководства, в коллективе царит комфортный климат, а контроль осуществляется открыто и прозрачно. 

Ссылка на основную публикацию