Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Особые случаи оформления командировки в табеле

Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.

Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.

Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд.

Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении.

Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.

Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается.

По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.

Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;

— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;

— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.

Обозначаемый период Код
Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.

При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.

— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.

Режимом рабочего времени считается распределение этого времени в диапазоне какого-либо календарного периода. Он строго регламентирует длительность рабочей недели, которая бывает следующей: пять рабочих дней/ два выходных; шесть рабочих дней/ один выходной; скользящий (сменный) график; а также ненормированный рабочий день, часы начала и завершения работы, последовательных рабочих/нерабочих дней и многое другое.

Общие требования к тому, как правильно заполнять табель учета рабочего времени

В ходе финансовых и налоговых проверок ревизоры могут обнаружить следующие виды нарушений:

  1.  Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и документах первичной отчетности.
  2.  Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и платежно-расчетных документах.
  3.  Неверное использование обозначений кодов и не учтенные переработки и сверхурочные.
  4. Неправильный расчет сумм пособий по листку временной нетрудоспособности.

Данные нарушения могут стать причиной наложения на работодателя или бухгалтера штрафа до 5000 рублей.

Отсутствие в организации табеля учета рабочего времени согласно статье5.27 Административного кодекса может повлечь наложение штрафа до 50.000 рублей на руководителя подразделения.

Залогом правильного заполнения табеля и начисления заработной платы является:

  1. Своевременное предоставление сотрудниками всех необходимых документов, обосновывающих любое несоответствие рабочему регламенту.
  2. При ведении рукописного табеля использование копий и черновиков.
  3.  При невыясненной причине опоздания или отсутствия сотрудника на рабочем месте использование соответствующих кодов.
  4.  Постановка отметок только при предоставлении документов их подтверждающих.

Наименование затрат времени

Код

буквенный

цифровой

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РП

03

Продолжительность сверхурочной работы

С

04

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

10

Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя

ДО

16

Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству

Б

19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе

ПВ

22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

23

Прогулы

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени  по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

25

Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

27

Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы

НВ

28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством)

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

30

Время простоя по вине работодателя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя

НП

32

Время простоя по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы

НБ

35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

36

Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.)

Х

37

Образец табеля учета рабочего времени Т-12

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

  • таблица существует в единственном экземпляре;
  • заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
  • запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Законодательством предусмотрено, что журнал учета рабочего времени сотрудников должен вестись в обязательном порядке, независимо от типа предприятия, формы его собственности.

Вести табель учета рабочего времени необходимо для того, чтобы в дальнейшем на основании полученных сведений осуществлять начисление зарплаты за суммарный отработанный период времени. Также табель учета рабочего времени необходим для того, чтобы осуществлять контроль за соблюдением дисциплины в компании, обозначение нарушений распорядка.

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Кроме того, ведение табеля учета рабочего времени необходимо также для того, чтобы контролировать порядок соблюдения законодательных норм в отношении того, какова должна быть продолжительность рабочего дня и недели.Учет рабочего времени персонала подлежит особому контролю при проведении проверок соответствующими государственными органами, поэтому данному моменту стоит уделить особое внимание.

  1. В шапке листа прописывается наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами, а также указывается подразделение, к которому относятся работники, указываемые в табеле.
  2. Указывается ОКПО.
  3. Необходимо указать дату, когда был заполнен документ. Это должно быть последнее число месяца.
  4. Указывается номер документа.
  5. Отчетный период — срок, за который рассчитывается зарплата.
  6. Данные сотрудников вносятся в соответствии с приказами о зачислении на работу.
  7. В столбцах 4 и 6 ведется учет отработанного сотрудником времени, а в 5 и 7 — осуществляется промежуточный и итоговый подсчеты часов для расчета заработной платы.
  8. Заполняется ежедневно.
  9. Все остальные столбцы должны заполняться только по истечении расчетного месяца.
  10. Для итогового подсчета важны только отработанные дни.
  11. В 14 столбце указывается количество дней, когда работник не явился на работу, а в 15 — причина, по которой это произошло.
  12. В 17 графе указывается количество выходных, положенных по закону, с учетом праздничных дней.
  13. Документ может быть подписан директором организации или сотрудником отдела кадров.
  14. Все данные в табель заносятся только на основании соответствующих приказов, выпущенных на предприятии. Если сотрудника привлекали к работе сверхурочно, об этом должен быть выпущен документ. Если он был на больничном, то должен предоставить листок о нетрудоспособности. При отсутствии документов, подтверждающих причины неявки на работу, в соответствующей графе проставляется НН.
  15. Существует 36 различных кодов для указания причин отсутствия сотрудника на работе или особенностей трудового дня. Применяемые для заполнения коды не учитывают все ситуации, возникающие в рабочем процессе. Из-за этого может возникнуть путаница.
  16. Особенности заполнения табеля при сменной работе: на локальном уровне составляется документ, регулирующий сменность. В нем указывается продолжительность и частота смен.
  17. При увольнении сотрудника для него приходится заводить специальный дополнительный табель, поскольку закон обязывает рассчитать его заработную плату в последний рабочий день, а он может не совпадать с последним днем месяца.

Правила ведения табеля учета рабочего времени или как правильно составить табель рабочего времени

Существует строгая форма, как должен выглядеть бланк табель учета рабочего времени на 2018 год.Как заполнить табель учета рабочего времени также предусматривается правилами ведения деловой документации. Рекомендуется вначале найти образец заполнения как должен выглядеть календарь, а затем уже начинать работать с ним.

Предполагается, что табель учета рабочего времени 2018 должен включать в себя данные о:

  • отработанном времени (количество часов нужно заполнять ежедневно);
  • нарушениях (прогулы, опоздания);
  • переработки, сверхурочные;
  • правомерное отсутствие работника (отгул, отпуск).

На данный момент все более популярным становится автоматизированный учет рабочего времени. Программа табель учета рабочего времени может быть самой разной, предлагаемой различными компьютерными компаниями. Основная задача при этом – максимальная автоматизация процесса. Изначально при приеме на работу происходит регистрация работника в системе и скачивание его основных данных. Далее автоматизировать процесс помогает биометрия – ведется учет рабочего времени по отпечатку пальца.

Подобное изобретение позволяет легко фиксировать присутствие и отсутствие на рабочем месте работника без участия других контролирующих сотрудников. Биометрический учет рабочего времени позволяет не только снизить нагрузку на штат работников, но и сделать процесс ведения более объективным, независимым.

Но, с другой стороны, в этом и основной недостаток – в автоматический учет рабочего времени довольно сложно вносить какие-либо корректировки. Таким образомпрограмма учета рабочего времени проверяется контролирующими органами в своем первоначальном виде и тогда при наличии существенных причин нарушения трудовой дисциплины необходимо объяснять каждое недоразумение, так как биометрическая система учета рабочего времени не позволяет полностью удалить информацию об отсутствии на работе.

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Законодательством четко предусмотрен срок хранения табеля учета рабочего времени – 5 лет с того момента как документ начал вестись.

Итак, к данному процессу важно подходить со всей ответственностью. Это связано прежде всего с тем, что именно данный документ является основным подтверждением при решении любых трудовых споров в судебном порядке и поэтому заполненный документ будет являться основным доказательством и аргументов. Вот почему так важно четко указать всю информацию с соблюдением всех требований законодательства.

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

  • ведется в единственном экземпляре;
  • открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
  • используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

  1. Ежедневный учёт отработанного времени. Контроль соблюдения требований действующего трудового права.
  2. Фиксирование данных о рабочем времени каждого трудящегося.

В соответствии с количеством рабочих часов начисляется заработная плата и составляется отчёт для отдела статистики.

За отсутствие этого документа предприятие может быть привлечено к административной ответственности. В такой ситуации ответственному должностному лицу грозит увольнение.

Если на предприятии не выделили время, чтобы оформить табель, трудовая инспекция назначит штраф 10 000 р. Если табель заполнен, могут учитываться ошибки. Некорректный документ подлежит исправлению.

За нарушение регламента заполнения назначают штраф в сумме до 50 000 р. Возможно также административное наказание. Эта мера принуждает предприятие простоять без работы до 90 дней.

Метод сплошной регистрации

Пример использования метода сплошной регистрации

Как вести табель учета рабочего времени сотрудников: способы и нюансы

Если количество рабочих дней неизменно, то применяется второй метод. С помощью этого подхода можно регистрировать отклонения: неявки, сверхурочная работа, опоздания.

Табель рабочего времени

Учёт рабочего времени наряду с опозданиями, неявками и сверхурочными часами

Титульный лист

Вид и содержание титульного листа не зависит от формы табеля. Если используется форма Т-13, часть реквизитов может заполняться автоматически. Например, ФИО сотрудника, его должность, табельный номер и прочие сведения.

Такая информация подставляется автоматически при условии заполнения табеля с помощью специализированных программ на ПК.

На титульном листе есть перечень условных обозначений. Это общепринятые коды, которые используются при заполнении всех форм табеля учёта.

Титульный лист табеля учёта рабочего времени

На титульном листе нужно заполнить сведения о компании, структурном подразделении

Рассматриваемый учётный документ готовится в одном экземпляре. Используется для ведения бизнеса, в том числе ИП.

По истечении месяца табель подписывают руководители всех уровней (главный и начальник отдела или сектора), а также ответственный работник-кадровик. После оформления табель направляется в бухгалтерию.

Образец табеля рабочего времени Т-12

Используется на предприятиях, являющихся частной собственностью

Составление и оформление отчёта в бюджетных структурах

На государственных предприятиях/учреждениях используют форму 0504421. Это документ, где фиксируются отклонения в использовании рабочих часов. Формируется за два дня до наступления периода учёта. Все отклонения в конце месяца нужно суммировать и передать в бухгалтерию.

Табель учёта использования рабочего времени

Табель учёта использования рабочего времени применяется в бюджетных организациях

Как заполнить электронный аналог

Табель может составляться в интерфейсе специализированной программы. Самый простой вариант — таблица Excel. Также существуют интегрированные решения на базе информационной системы предприятия.

Заполняется отчёт автоматически на основе данных о работе. Такую форму табеля легче корректировать.

Интерфейс программы Excel при заполнении табеля

Учёт рабочего времени можно автоматизировать частично с помощью формул

Как заполнить табель учёта рабочего времени — видео

В связи с отсутствием чётких требований по табельному учёту, на предприятии устанавливается собственный порядок ведения кадровой документации. На принятие решения влияют различные факторы: финансовые, кадровые и организационные возможности компании.

По требованиям ч.4 ст.91 ТК РФ, ведение табеля возлагается на работодателя. Это означает, что руководство вправе назначить конкретного сотрудника для ведения этой формы учёта.

Обязанности фиксируются в должностной инструкции или в трудовом контракте на основании изданного руководителем приказа. Такие действия регламентируются в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Образец приказа

Образец приказа о назначении ответственных за ведение табеля учёта рабочего времени

Если численность штата в организации составляет от 1 до 5 человек, отдельная должность по ведению табеля не предусматривается. Не всегда целесообразно поручать обязанности табельщика одному из сотрудников. Это требует повышения квалификации и лишних расходов. Как правило, на небольшом предприятии табель ведёт сам руководитель.

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

В компаниях с большой численностью штата применяются следующие варианты ведения учёта:

  1. Централизованное проведение табелирования. На предприятии выделяется несколько работников-табельщиков, основные обязанности которых заключаются в проведении табельного учёта отработанного времени каждого сотрудника.
  2. Децентрализованное. В этом случае каждое подразделение компании имеет своего табельщика. Подписывать табель может начальник структурного подразделения. Это право осуществляется по доверенности от руководителя либо утверждается соответствующим приказом.

Специфика работы предприятия часто не позволяет передавать право подписи главного руководителя начальнику структурного подразделения. Это провоцирует нарушение трудового законодательства, которое может быть обнаружено при проверке контролирующими органами.

Рекомендация: перед делегированием полномочий следует убедиться, что учредительные документы компании не запрещают подобную передачу. Если ограничения существуют, право подписи останется за руководителем головного предприятия.

— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);

  1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
  2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
  3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
  4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
  5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Табель учета рабочего времени: условные обозначения, коды и сокращения

Показатель Буквенноеобозначение Цифровоеобозначение
Продолжительностьработы:-дневное время;-ночное время;-выходные/праздничные дни;-сверхурочная работа;вахтовый метод. ЯНРВСВМ 102 030 405
Командировка К 06
Повышение квалификации:-есть отрыв от работы;-есть отрыв от работы с поездкой в другую местность. ПКПМ 0708
Отпуск:-основной оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый;-дополнительный оплачиваемый в связи с обучением;-сокращение рабочего времени в связи с обучением с сохранением частичной зарплатой;-дополнительный неоплачиваемый в связи с обучением;-по беременности и родам;-по уходу за ребенком до его 3-х летнего возраста;-неоплачиваемый, предоставляющийся по разрешению руководства;-неоплачиваемый, предусмотренный законодательством;-ежегодный дополнительный без сохранения зарплаты. ОТОДУУВУДРОЖДООЗДБ 9 101 112 131 415 161 856
Временная нетрудоспособность:-с назначением пособия по законодательству;-без назначения пособия. БТ 1920
Сокращениерабочего времени, предусмотренного законодательством ЛЧ 21
Вынужденныйпрогул (по причине увольнения, перехода на другую работу) ПВ 22
Невыходпо причине общественных или государственных обязанностей Г 23
Прогулыпо неуважительной причине ПР 24
Режимнеполного рабочего времени по решению руководителя НС 25
Выходныеи праздничные дни В 26
Дополнительныеоплачиваемые выходные ОВ 27
Дополнительныенеоплачиваемые выходные НВ 28
Забастовка, осуществленная в порядке законодательства ЗБ 29
Неявкипо непонятным причинам НН 30
Время простоя:-по вине работодателя;-по причинам, не зависящим ни от сотрудника, ни от работодателя;-по вине сотрудника РПНПВП 313 233
Отстранение от работы, предусмотренное законом:-с сохранением оплаты;-без сохранения оплаты НОНБ 3435
Приостановкаработы по причине задержки зарплаты НЗ 36

Применяются кодовые обозначения, установленные Госкомстатом РФ по форме Т12. Расшифровка описана на титульном листе образца.

  • Я — работа в дневное время;
  • В — работа в праздники и выходные;
  • Н — ночная смена;
  • РВ — присутствие на рабочем месте в выходной день;
  • С — сверхурочная работа;
  • Б — дни временной потери трудоспособности (больничный лист);
  • К — дни в командировке;
  • ОТ — дни планового отпуска;
  • ОЗ — отпуск за свой счёт;
  • У — отпуск на обучение в учебном заведении;
  • НН или ЗО — отсутствие на работе по неизвестным причинам;
  • ПР — прогулы. Не путать с отгулом, который можно утверждать с руководством официально.

форма табеля учета рабочего времени

При необходимости, когда недостаточно указанных выше кодов, допускается разработка на предприятии дополнительных обозначений.

Ссылка на основную публикацию