Как организовать эффективный документооборот

4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).

Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство.

Обыно такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Чаще всего при смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ (в основном, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.

Правила регистрации документов

Как организовать эффективный документооборот

Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении.

Как правильно согласовывать документы

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Что делать, если в резолюции не указан срок исполнения?

Журнал регистрации исходящих документов

Индекс (№)
документа

Адресат
(кому)

Краткое
содержание (заголовок)

Исполнитель

Примечание

Дата документа

00.00.0000

149/01-07

АО «Кросс»

Об отмене выставки

«Инфор-95»

Устинов

00.00.0000

150/01-07

3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации

Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.

Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.

Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.

Помните! Документы, поступающие из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений, и передаются руководителю.

Как организовать эффективный документооборот

Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа.

Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.

Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.

Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел,
заводимых в организации с указанием
сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для
организации группировки исполненных
документов в дела, систематизации и
учета дел, определения сроков их хранения
и является основой для составления
описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет)хранения, а также для учета
дел временного (до 10 лет включительно)
хранения.

Сроки хранения документов определяются
Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденным руководителем Федеральной
архивной службы России 6 октября 2000 г.

В организациях составляются номенклатуры
дел структурных подразделений и сводная
номенклатура дел организации.

Номенклатура дел структурного
подразделения составляется лицом,
ответственным за ведение делопроизводства,
согласовывается с архивом и службой
ДОУ, подписывается руководителем
подразделения и представляется в службу
ДОУ. Вновь созданное подразделение
обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и
предоставить ее в службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел составляется
службой ДОУ на основе номенклатур дел
структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел в конце каждого
года уточняется и вводится в действие
с 1 января следующего календарного года.
В случае коренных изменений функций и
структуры организации сводная номенклатура
дел составляется и согласовывается
заново.

Названиями разделов номенклатуры дел
организации являются названия структурных
подразделений. В сводной номенклатуре
дел разделы располагаются в соответствии
с утвержденной структурой организации.
Периодические издания в номенклатуру
дел не включаются.

12-05, где 12 – обозначение структурного
подразделения, 05 – порядковый номер
заголовка дела по номенклатуре. Первым
разделом номенклатуры является
«секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ»,
«общий отдел») ему присваивается индекс
1, другие структурные подразделения
располагаются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделений
в качестве разделов можно использовать
направления деятельности предприятия
или должности руководителей и специалистов:
1- генеральный директор, 2- заместитель
директора, 3- коммерческий директор.В номенклатуре дел рекомендуется
сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в пределах разных
структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.

В графе 2 – включаются заголовки
дел (томов, частей).Заголовок дела
должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов
дела. Не допускается употребление в
заголовке дела неконкретных формулировок
(разные материалы, общая переписка),
также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов,
располагаемых в следующей последовательности:
название вида документа (переписка,
приказы); название организации или
структурного подразделения (автор
документа); название организации, которой
будут адресованы или от которой будут
получены документы (адресат или
корреспондент документа);

В заголовках дел, содержащих документы
по одному вопросу, но не связанных
последовательностью исполнения, в
качестве вида дела употребляется термин
«документы», а в конце заголовка в
скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть
сгруппированы в дела (планы, отчеты,
доклады), например: «Документы
о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики
экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому вопросу
она ведется. В заголовках дел содержащих
переписку с однородными корреспондентами,
последние не указываются, а указывается
их общее видовое название, например:
«Переписка с архивными учреждениями о
комплектовании Архивного фонда Российской
Федерации научно-технической
документацией».

В заголовках дел,
содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не
перечисляются, например:«Переписка
об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой
деятельности». В заголовках дела
указывается конкретный корреспондент,
если переписка ведется только с ним,
например:«Переписка
с ВНИИДАТ по вопросам научно-методической
работы».

При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных единиц
учитывается следующее: если содержание
дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц,
в заголовке дела не указываются их
конкретные названия, а указывается их
общее видовое название, например:
«Переписка с
главами администраций областей о
социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы
(населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела, например:
«Переписка с
филиалами РГАНТД (г.Самара) об использовании
архивных документов».

В заголовках дел, содержащих плановую
или отчетную документацию, указывается
период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты), например:
«Годовые отчеты
ЗАО «Большевский текстиль» о работе
автотранспорта».

Если дело состоит из нескольких томов
или частей, то составляется общий
заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома
(части), уточняющие содержание заголовка
дела.

Порядок расположения заголовков дел
внутри разделов и подразделов номенклатуры
дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их
взаимосвязью. Вначале располагаются
заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную
документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе
формирования и оформления дел.

Графе 3– заполняется по окончанию
календарного года.

В Графе 4- указываются срок
хранения дела, номера статей по перечню,
а при его отсутствии – по типовой или
примерной номенклатуре дел или
согласованный со службой ДОУ срок
хранения.

В графе 5 – «Примечание»
указываются названия перечней документов,
использованных при определении сроков
хранения дел, проставляются отметки о
заведении дел, переходящих делах
(например, переходящие с 2000 г), выделении
дел к уничтожению, о лицах, ответственных
за формирование дел, передаче дел в
другую организацию для продолжения и
др.

Если в течение года в организации
возникают новые документированные
участки работы, непредусмотренные
дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуру. Для вновь заводимых дел
в каждом разделе номенклатуры оставляются
резервные номера.

По окончанию года в конце номенклатуры
дел делается итоговая запись о количестве
заведенных дел (томов).

Киноцентр
«Темп» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ Генеральный директор кино центра

00.00.0000 № 00
подпись И.О.Фамилия

на 0000 год

Индекс

Заголовок дела

(тома,
части)

Кол-во
дел (томов, частей)

Срок
хранения дела (тома, части) и № статей
по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название
разделов

1-1

1. Секретариат

Устав
киноцентра «Темп»

1

3
г. после замены новым ст. 37

1-2

Протоколы
совещаний руководства киноцентра по
основной деятельности

2

5
л. ст. 13

1-3

Приказы
руководства по основной деятельности

1

ДМН
(до минования надобности) ст. 19 а

2.
Производственный отдел

2-1

Протоколы
заседаний худсовета по репертуарным
вопросам

1

10
л. ст. 799

2-2

Сценарные,
репертуарные планы и рекомендательные
списки к/ф

2

5
л. ст. 804

2-3

Переписка
с иностранными партнерами по вопросам
приобретения и проката кинофильмов

1

5
л. ст. 966 б

3.
Бухгалтерия

3-1

Годовой
баланс киноцентра

1

10
л. ст. 303 а

3-2

Лицевые
счета по заработной плате сотрудников
киноцентра

5

75
л. – «В» ст. 311 а

3-3

Контракты.
Договора с организациями о киноконцертной
деятельности

2

3г.
ст. 337

4.
Отдел кадров

4-1

Приказы
по личному составу на сотрудников
киноцентра

1

75
л. ст. 19 б

4-2

Личные
карточки ф. Т-2 на сотрудников киноцентра

15

75
л. – «В» ст. 500 а

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Зав.архивом подпись И.О.Фамилия

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заводимых
в _______ году в организации (структурном
подразделении)

По
срокам хранения

Всего

В
том числе:

переходящих

с
отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного
(свыше 10 лет)

Временного
(до 10 лет включительно)

ИТОГО

Секретарь подпись И.О.Фамилия

Вариант бланка листа-заверителя дела лист-заверитель дела № _________

В деле подшито и пронумеровано
____________________________________________ лист (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерных листов
____________________________ пропущенные номера
_________

листов внутренней описи
__________________________________________________________

ОСОБЕННОСТИ
ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

И
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА

Номера листов

1

2

Должность сотрудника,

составляющего заверительный лист
подпись И.О.Фамилия

Дата

Приложение 3

Номера п/п

Индекс
документа

Дата документа

Заголовок
документа

Номера листов
дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого документов
____________________________________________________________________

(цифрами и
прописью)

Количество листов внутренней описи
______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Должность сотрудника,

составляющего внутреннюю

Как организовать эффективный документооборот

опись документов дела подпись И.О.
Фамилия

Дата

8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов

Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.

При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.

Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и внутренние (не предназначенные для выхода за пределы организации) документы.

Каждый документопоток обычно имеет подуровни (потоки 2-го уровня), например, поток «Входящие документы» включают в себя три потока:

  1. документы из вышестоящих организаций;
  2. документы из филиалов и представительств;
  3. документы от организаций-партнеров, обращения граждан и т.п.

Как организовать эффективный документооборот

В документопотоках исходящих и внутренних документов подуровни выделяются аналогичным образом. 

Документы, имеющие ограниченный доступ (гриф «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» и пр.) обычно выделяются в особый документопоток, работу с ними контролирует служба безопасности организации.

10. Выделите «нерегистрируемые документы»

К ним могут относиться документы, которые не требуют исполнения и не используются в справочных целях.

Обычно перечень таких документов включают в инструкцию по делопроизводству: приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями т.п.

Такие документы передаются непосредственно адресатам или (если это, например, рекламное издание) в заинтересованное подразделение. Они имеют короткий путь в системе документооборота и не регистрируются.

Эти 10 правил организации документооборота имеют универсальный характер и применимы для работы в любой организации.

Ссылка на основную публикацию