Канцтовары для офиса — как правильно выбрать.

Канцелярские товары для офиса: список

К канцтоварам относятся:

  • бумага и картон,
  • ручки и карандаши,
  • стирательные резинки,
  • точилки для карандашей,
  • линейки,
  • циркули,
  • фломастеры и маркеры,
  • корректоры,
  • блокноты и тетради,
  • чернила и краски,
  • дыроколы, степлеры и антистеплеры,
  • скрепки и канцелярские кнопки,
  • конверты,
  • скоросшиватели,
  • стикеры,
  • файлы и папки,
  • чернильные картриджи,
  • открытки и приглашения,
  • календари,
  • калькуляторы.

Прежде всего необходимо проанализировать реальную потребность в канцелярских товарах для офиса с учетом специфики деятельности сотрудников. Можно попросить их составить заявки на те канцелярские принадлежности, которые требуются именно им. Кроме того, нужно часть канцтоваров имеют длительный срок пользования и приобретать их в каждой закупке уже не требуется, а какие-то — являются расходными материалами и требуют постоянного возобновления запасов.

Виды канцелярских товаров для офиса, в список тех, которые можно покупать только раз в один-два года или периодически, по мере необходимости, можно включить:

  1. Приспособления для хранения, систематизации и упорядочивания документов: подставки, лотки, боксы;
  2. Органайзеры, настольные подставки под канцелярские принадлежности;
  3. Канцелярские принадлежности длительного пользования: линейки, ножницы;
  4. Дыроколы, степлеры, антистеплеры;
  5. Ежегодники;
  6. Калькуляторы.

Справка

Канцелярские товары для офиса, список тех, которые приобретаются не реже, чем раз в 3-6 месяцев:

  1. Писчая бумага стандартных форматов, как правило, А4 и других;
  2. Блоки для записей, разного рода наклейки и стикеры, иная бумажная продукция — блокноты, конверты, бланки;
  3. Папки и скоросшиватели;
  4. Ручки, стержни к ним, карандаши, фломастеры;
  5. Маркеры для различных поверхностей;
  6. Кнопки, зажимы, скрепки;
  7. Скрепки для степлеров;
  8. Клеящие карандаши и клей;
  9. Корректирующие средства;
  10. Точилки для карандашей;
  11. Скотч.

Эти списки стандартные, их необходимо скорректировать под конкретный офис. В некоторых случаях сотрудникам могут понадобится дополнительные принадлежности, например, резаки для бумаги, наборы для переплетных работ и пр. Поэтому важно при составлении перечня канцелярских товаров для офиса учесть все потребности, чтобы сотрудники имели все необходимое и могли эффективно выполнять свои обязанности.

После того, как составлен перечень канцелярских товаров для офиса, образец можно утвердить приказом или нормативным актом. В дальнейшем, при приобретении канцтоваров, ответственное лицо будет руководствоваться этим списком. Если предприятие крупное, в каждом его подразделении приказом следует назначить лиц, ответственных за подачу заявок на канцтовары. Закупку их нужно будет производить в соответствии с графиком, не дожидаясь, пока закончатся расходные материалы.

Определяем потребность

Все канцтовары можно условно разбить на две группы: письменные принадлежности и остальные офисные товары. К первой группе, как следует из ее названия, относятся всевозможные ручки, карандаши, маркеры, текстовыделители и т. п. Это — группа наиболее быстро расходуемых материалов. Ко второй группе товаров можно отнести скрепки, кнопки, различные папки, блокноты, линейки, ножницы, клей, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

В целях оптимизации расходов на канцтовары первоначально следует опросить сотрудников и определить перечень необходимых предметов. Полученный перечень можно творчески переработать, исключив избыточные позиции. Это уже принесет некоторую экономию средств. Очень часто устанавливается периодичность выдачи, а также срок использования того или иного предмета (например, две ручки выдаются на один месяц, один карандаш — на два месяца и т. д.). Это облегчает количественный учет, а также повышает ответственность сотрудников за использование офисного имущества.

Как приобрести канцелярские товары для офиса сверх утвержденного лимита

Канцелярские товары для офиса, список тех, что потребуются для кабинета руководителя, будет гораздо короче. Но при этом стоимость и качество их будут значительно выше. Это должны быть статусные, но в то же время функциональные и удобные канцелярские принадлежности. Желательно, чтобы они были изготовлены из натуральных материалов — редких пород дерева, кожи.

При решении вопроса о том, как выбрать канцелярские товары для офиса, которые будут стоять на рабочем столе директора, нужно учесть и потребности, и специфику его деятельности, и стиль работы, и личные предпочтения. Чтобы не ошибиться, приобретение дорогостоящих предметов лучше согласовать с самим руководителем. Чтобы облегчить выбор канцелярских товаров для офиса, можно показать директору каталог.

Понятно, что, составляя бюджет расходов на канцтовары, невозможно учесть всякие непредвиденные случаи и затраты. Те принадлежности, которые необходимо будет докупить и которые не фигурируют в утвержденном списке наименований канцелярских товаров для офиса, могут приобретаться на основании докладных записок.

Докладная записка может быть написана либо самим сотрудником, либо его непосредственным руководителем. Главное требование к ее содержанию — четкое и логичное обоснование необходимости дополнительного приобретения канцтоваров. После того, как руководство примет решение по докладной записке и поставит на ней соответствующую визу, может быть скорректирована сводная заявка на ежемесячное приобретение канцелярских товаров для офиса.

Как рассчитать стоимость канцелярских товаров для офиса

Бюджет, который необходимо выделить на закупку канцелярских товаров для офиса не должен быть ни заниженным, ни завышенным и должен отражать реальную потребность. Чтобы это было действительно так, необходимо регулярно проводить ревизию, и использовать те канцтовары, которые сотрудники могут сдавать за ненадобностью.

Расходы на закупку дорогостоящих офисных принадлежностей для кабинета руководителя необходимо учесть в бюджете отдельной строкой. Отдельно нужно сделать и расчет потребности директора в канцелярских принадлежностях на календарный период. Для этого нужно будет просуммировать стоимость канцелярского набора руководителя и учесть ее в общем бюджете.

Как выбрать поставщика и заключить договор на поставку канцелярских товаров для офиса

При выборе поставщика необходимо поинтересоваться его деловой репутацией. Сведения о том, насколько он добросовестно относится к выполнению взятых на себя договорных обязательств можно найти и в интернете, и через знакомых. Конечно, лучше воспользоваться услугами проверенного контрагента, давно работающего на рынке и имеющего хорошую репутацию.

Попросите поставщика предоставить каталоги продукции, ознакомьтесь с описанием канцелярских товаров для офиса, представленных в них. Основной вопрос — соотношение цены и качества. Конечно, канцтовары, предлагаемые известными европейскими производителями, будут иметь высокое качество, но и цена их будет несопоставимо выше, чем у китайских.

Но, если бюджет компании позволяет, канцелярские товары для офиса, рассчитанные на длительное применение, все же следует приобрести повышенного качества. Это гарантия, что их не придется докупать каждые несколько месяцев. А вот карандаши и ручки, ластики, скрепки и прочие расходные материалы можно купить и китайского производства.

Канцтовары для офиса - как правильно выбрать.

Обратите внимание: не стоит экономить на качестве бумаги, используемой для принтеров. Это позволить существенно продлить срок эксплуатации дорогостоящей офисной техники.

Когда в выбором поставщика определились, необходимо заключить с ним договор. Чаще всего, шаблон договора на поставку канцелярских товаров для офиса есть у контрагента. Этот шаблон должен быть адаптирован к конкретным условиям сделки.

Особое внимание необходимо уделить условиям поставки и дополнительным условиям, которые могут значительно снизить стоимость бюджета, изначально запланированного по договору. Так, например, договором можно предусмотреть корпоративную скидку, размер которой может быть постоянным, а может зависеть от объемов закупки.

После правки договор на поставку канцелярских товаров для офиса нужно будет согласовать и подписать у директора компании. Договор подписывается второй стороной, один его экземпляр передается контрагенту, второй — передается в бухгалтерию или юридический отдел организации.

Но, независимо от ценовой категории, необходимо выбирать качественный товар. Лучше покупать товары известных фирм, а не пытаться экономить на дешевых подделках. Качественный товар и прослужит дольше и радости от работы принесет больше, что тоже немаловажно. Не секрет, что многие офисные работники являются фанатами хорошей канцелярии. И эффктивность их работы можно повысить, предоставив им хорошие, качественные канцелярские товары.

Выбрать товар по оптимальной цене и качеству без особых усилий можно с помощью великого множества интернет-магазинов. Этот сервис великолепно развит, каталоги магазинов обновляются практически ежедневно, к тому же, какой-нибудь эксклюзивный товар интернет-магазин может привезти по индивидуальному заказу.

Помимо прочего, в одном интернет-магазине можно осуществить оптовую закупку и канцтоваров и других товаров, необходимых для работы офиса. Дополнительными бонусами такой закупки будут скидки и бесплатная доставка. Если же вы работаете с каким-то поставщиком на долгосрочной и постоянной основе, то для вас у такого поставщика будет система персональных скидок. Такие закупки позволяют экономить не только время снабженцев, но и деньги хозяев бизнеса.

С какой периодичностью пополнять запас канцелярских товаров для офиса

В этом вопросе необходимо руководствоваться реальными потребностями сотрудников и удобства того, сотрудника, которому будет поручено осуществлять закупку. Как правило, даже в тех компаниях, где расход канцтоваров велик, достаточно приобретать их раз в месяц и при этом всегда иметь небольшой запас на непредвиденные нужды.

Канцтовары для офиса - как правильно выбрать.

Чтобы обеспечить непрерывность производственного процесса, в резерве всегда необходимо иметь набор канцтоваров длительного пользования на случай приема на работу нового сотрудника, а также небольшой запас расходников: бумаги, карандашей, ручек и пр.

Справка

Порядок закупки канцелярских товаров для офиса

Этот порядок может быть утвержден приказом или установлен локальным нормативным актом работодателя, в том числе, инструкцией или Положением о делопроизводстве. Лица, ответственные за каждый этап или полностью за весь процесс приобретения канцелярских принадлежностей должны быть назначены приказом. Ответственность за своевременность и полноту закупок может быть установлена и должностными инструкциями.

Все корректировки в график закупок и нормативы необходимо вносить на основании подписанных руководителем служебных записок. Плановые закупки, не требующие корректировки, можно осуществлять без подачи отдельных заявок от подразделений. Нужно стремиться к тому, чтобы установленный на год лимит не был существенно превышен. В установленные сроки сводные заявки необходимо направлять поставщику, взаимодействие с которым осуществляется на основании соответствующего договора.

Ссылка на основную публикацию