Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю — Бухонлайн

Сценарии фискализации: полный и частичный возврат денег по чеку

Документооборот при возврате товара такой. Для оформления возврата необходимы:

  • Заявление, которое заполняет покупатель. Утвержденной формы заявления, так же как и требований к нему, нет. Оно заполняется в произвольной форме самим покупателем, или может использоваться форма, разработанная продавцом.
  • Документ, подтверждающий возврат товара. Это может быть возвратная накладная, акт о сдаче в связи с обнаруженным браком или аналогичная форма документа.
  • Оригинал чека об оплате (дубликат чека и т.п.)

На основании этого пакета документов делается фактическая выплата денег из кассы. Эта операция сопровождается выдачей чека с признаком документа «Возврат прихода».

Возьмите с покупателя заявление о возврате в произвольной форме. Главное, чтобы в заявлении были указаны:

  • ФИО и паспортные данные покупателя;
  • основание для возврата (не подходит размер, цвет, фасон, товар бракованный);
  • сумма, которую просит вернуть покупатель;
  • дата и подпись покупателя.

К заявлению приложите чек с признаком «приход», который выдали при покупке. Покупателю вместе с деньгами отдайте чек с признаком «возврат прихода».

Вы можете использовать наш шаблон заявления.

Заявление на возврат товара

Причиной для оформления возврата денег из онлайн кассы может стать только желание покупателя получить назад оплату за сданный товар или за неполученную или полученную, но оказанную не должным образом услугу. В этом случае покупатель пишет заявление на возврат.

Если же кассир просто допустил техническую ошибку, то формируется чек коррекции. Возвратной операции в данном случае не будет.

Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю — Бухонлайн

Совсем аннулировать чек и стереть из фискального накопителя информацию о нем нельзя.

Вместе с тем предусмотрен такой документ как чек коррекции, позволяющий в течение операционного дня устранить ошибку, допущенную при приеме или выдаче наличных и при оформлении соответствующих документов. Сформировать такой чек коррекции после закрытия смены на операцию этого дня уже нельзя.

Согласно требованиям к оформлению кассовых документов, указанных в ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ» в чеке указывается признак расчета. Их предусмотрено всего 4:

  • приход;
  • возврат прихода;
  • расход (речь идет о ситуациях выдачи денег, не связанных с возвратами покупателям);
  • возврат произведенного ранее расхода.

То, как пробить чек на возврат в онлайн кассе, зависит от модели аппарата. Часто для такой операции предназначена отдельная кнопка.

Возвратный чек представлен ниже.

Раньше при возврате денег из кассы требовалось оформление акта по форме КМ-3. Сейчас такой акт заполнять не требуется.

При возврате товара «день в день» пакет документов для выдачи денег покупателю идентичен обычному. Чек коррекции оформлять нельзя, так же как и делать аннуляцию чека, даже если покупатель изменил решение в отношении своей покупки спустя лишь несколько минут.

Как уже указано в статье, порядок возврата денег покупателю из онлайн кассы не зависит от того, когда осуществлен фактический возврат товара.

Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю — Бухонлайн

Независимо от времени, прошедшего после покупки, если покупатель обладает всеми правами на возврат такого товара согласно закону «О защите прав потребителей», он пишет заявление на возврат денег за покупку, а продавец оформляет документы на возврат самого товара.

После этого кассир пробивает чек с признаком «возврат прихода».

Возврат только части покупок производится по тем же правилам. Формируется возвратная накладная или другой аналогичный документ на часть проданных ранее товаров, определяется общая стоимость возвращаемых товаров.

На полученную сумму покупатель пишет заявление, а кассир пробивает возвратный чек.

Необнуляемая сумма прихода – это некий контрольный показатель, где нарастающим итогом изо дня в день учитываются все поступления в кассу. Возвраты такую сумму снижают, а иные расходные операции – нет.

Вариантов решения такой проблемы несколько.

Если покупатель обращается за возвратом денег, а в кассе средств недостаточно, то, прежде всего, следует помнить, что на основании действующего в России законодательства продавцу отводится 10 дней для удовлетворения требований покупателя при возврате товара.

Если и спустя 10 дней поступлений в кассу оказалось недостаточно для возврата, то можно пополнить кассу за счет общей кассы организации или ИП, а также сняв деньги с расчетного счета или внеся займ.

Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю — Бухонлайн

Покупатель может попросить вернуть деньги и на карту. Для этого в заявлении на возврат необходимо прописать реквизиты для безналичного платежа. В остальном процедура возврата аналогична обычной.

На перечисление отводится 10 дней при обычных условиях, но если требуется экспертиза товаров, то срок может быть продлен.

Отражение кассовых операций в бухгалтерских программах, в частности 1С, зависит от того, как настроен учет. В некоторых случаях доступна автоматическая выгрузка операций. В других случаях операции заносить придется вручную.

Обычное сторно по кассовым операциям делать недопустимо. Бухгалтеру следует через документ прихода сформировать проводку, где по кредиту счета 50 будет отражена сумма возврата.

  • Статья по теме: Два новых чека онлайн-касс: коррекции и возврата

Только сегодня!

Подпишитесь и получите в подарок сковороду-гриль и 6 номеров журнала “Кулинарный практикум”!

Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю — Бухонлайн

Телефон: 8 800 550-15-57

С 1 февраля 2017 ИФНС прекратили регистрацию кассовых аппаратов с традиционным устройством ЭКЛЗ. Теперь зарегистрировать можно исключительно онлайн-кассу с фискальным накопителем (ФН), заменяющим ЭКЛЗ.

И пробивать на ней потребуется не только прием денег, но и их расход, поскольку речь идет о расчетах с клиентурой и покупателями. А расчеты всегда представляют собой не только получение денег от партнеров, но и выплату средств за оказываемые услуги или продаваемые товары.

Поэтому, выплата сумм по коммерческим операциям должна оформляться кассовым чеком.

Перечислим случаи, когда следует пробивать чек, выдавая наличные деньги. К ним относятся:

  • возврат за товар, который по каким-либо причинам покупатель изъявил желание вернуть и представил письменное заявление;
  • выплата клиентам за принятый металлолом;
  • выдача денежных выигрышей физическим лицам.

Мы не будем останавливаться на всех случаях выдачи средств из кассы. Разберемся лишь в том, как производить возвраты на онлайн-кассах в 2017 году.

Исходя из требований п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ сформированный онлайн-кассой чек должен содержать ряд обязательных реквизитов и одним из них является признак расчета, т. е. указатель характера проводимой операции. Предусмотрено всего четыре признака:

  • «приход», означающий получение денежных средств от продаж;
  • «возврат прихода» – возвращение покупателю ранее полученных от него денег;
  • «расход» – выдача денег клиенту за товары или услуги;
  • «возврат расхода» – возвращение клиентом средств, полученных им ранее.

Таким образом, при реализации товара/услуги, в чеке указывается признак «приход». Соответственно, при совершении других операций формируются чеки с характерным признаком.

При осуществлении возврата товара на устройстве онлайн-касса формируется специальный фискальный документ – кассовый чек с признаком «возврат прихода».

Заметим, что при этом совершенно не играет роли временной фактор, т. е. не имеет значения, когда именно возвращен товар – в день его реализации или позднее.

Возврат не в день покупки на онлайн-кассе проводится точно так же, как и в день свершившейся продажи.

Итак, чтобы сделать возврат на онлайн кассе и осуществить возвращение денег клиенту, необходимо отразить по онлайн-ККМ возврат прихода, т. е. сформировать кассо­вый чек с подобным признаком расчета. Денежные средства при этом следует вернуть из денежного ящика ККМ.

По подобному алгоритму действий при возврате по онлайн-кассе даны разъяснения специалистов налоговой службы РФ. Остается открытым вопрос документального оформления операции.

От Банка России в скором времени должны поступить разъяснения о том, как именно и какими формами будут документироваться возвраты по онлайн-кассам.

Пока же те предприятия, что уже применяют онлайн-ККМ, оформляют возвращение средств клиентам традиционным набором документов.

Помимо формирования кассового чека с признаком «возврат прихода» необходимо документально подтвердить факт возврата товара.

Сегодня продавец уже не обязан составлять акт о возврате денежных сумм формы КМ-3.

Заявление покупателя о возврате товара составляется в произвольной форме. В нем обязательно указываются:

  • Ф.И.О. и паспортные данные клиента;
  • основание, послужившее поводом для возврата товара (к примеру, обнаружен дефект или модель не подходит по различным критериям);
  • сумма возврата;
  • дата и роспись покупателя.

Продавец сверяет сведения, указанные в заявлении, с оригиналом паспорта клиента. Желательно, чтобы к заявлению был приложен чек, подтверждающий покупку.

Оба эти документа должен завизировать руководитель компании или управляющий магазином.

Именно эта подпись носит разрешительный характер по физическому возврату средств.

Кроме этого, продавцом оформляется накладная произвольной формы на возвращенный товар в 2- экземплярах. Юридическую силу этот документ имеет, если на обоих экземплярах проставлена подпись покупателя.

Итак, в предприятиях, где применяется касса-онлайн, оформить возврат товара можно по более простой, чем ранее, схеме: пробить чек с признаком «возврат прихода», принять заявление покупателя и составить накладную на возвращаемый товар.

Проведение по онлайн-кассе возврата денег покупателю возможно только до закрытия смены кассира, то есть до того момента, когда будет пробит сводный Z-отчет.

Ведь именно этот документ формирует итоговые показатели по выручке компании/ИП за рабочий день и служит основанием для передачи данных в контрольные налоговые органы.

При этом чек на возврат также отсылается в ФНС со ссылкой на первичный документ для исключения несостоявшейся операции из общего итога по продажам.

Именно такие действия по возврату товара через онлайн-кассу «день-в-день» именуются возвратными и оформляются путем использования возвратного чека.

Примером являются ситуации, когда покупатель возвращает товар (целиком или полностью) в день приобретения. Как правило, это происходит до закрытия магазина, а значит, до снятия Z-отчета.

Чек коррекции — назначение и особенности применения

В числе документов, которые способна создавать онлайн-касса, присутствует и имеющий название кассового чека коррекции (или БСО коррекции).

Этот документ предусмотрен на случай выявления ошибок в отраженных по кассе операциях, и его требуется создавать при осуществлении исправлений данных о произведенных расчетах (п. 4 ст. 4.3 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). По времени формирования он должен попадать в промежуток между отчетом об открытии смены и отчетом о ее закрытии.

О размерах штрафов, которых следует ожидать, если ошибка приведет к неполноте отражения выручки, читайте в материале «Штраф за неприменение онлайн-касс».

Так же как и кассовый чек, чек коррекции может иметь только 1 признак расчета, т. е. при одновременном наличии ошибок в операциях разного типа будет создано соответствующее числу типов этих операций количество чеков коррекции (п. 1 ст. 4 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). И храниться этот документ в фискальном накопителе тоже должен не меньше 30 календарных дней в неизменном виде (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Обязательные его реквизиты перечислены в п. 5 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Кассовая отчетность по возвратам: нюансы

Возврат чека по онлайн-кассе — процедура, которая определенным образом отражается в кассовой отчетности (представленной расходными, приходными ордерами и кассовой книгой).

Отдельный РКО на сумму возврата оформлять не нужно. Однако данный ордер может быть заполнен по окончании рабочего дня — на основании данных отчетов, которые формируются на онлайн-кассе.

Несмотря на всю инновационность онлайн-касс, владельцы кассовых аппаратов по-прежнему обязаны отражать сведения о выручке и расходах в ПКО и РКО и на их основании заполнять кассовую книгу (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Сведения по всем расходным операциям, фискализированным на онлайн-кассе, в частности, по операциям, при которых формировались чеки с признаком «возврат прихода» или «расход», вносятся в РКО в конце смены на основании отчета о состоянии счетчиков ККТ (он дополняет отчет о закрытии смены — аналог Z-отчета). Затем сведения по ордеру, в котором отражены операции по возврату прихода по кассе онлайн или по расходу, вносятся в кассовую книгу.

ВАЖНО! В РКО попадают сведения о расходных операциях, совершенных исключительно наличными. Возврат по эквайрингу не является кассовой операцией, и потому сведения по безналичному возврату (в том числе в «кредитном» сценарии с привлечением банка) не отражаются в кассовой книге.

Бывает, что покупатель, оплатив товар картой и решив возвратить его, требует выплаты возвращаемой суммы денежных средств наличными. Порядок возврата в данном сценарии имеет нюансы — ознакомимся с ними подробнее.

Возврат и персональные данные

При документальном оформлении возврата прихода по онлайн-кассе магазин запрашивает у покупателя различные персональные данные — например, для заполнения заявления и накладной. Кроме того, покупатель вправе попросить у магазина выдать электронный чек в подтверждение возврата, то есть направить его на предоставленные магазину e-mail или телефон. Соответствующие контакты также будут разновидностью персональных данных.

Основной дискуссионный момент здесь: следует ли магазину запрашивать у покупателя разрешение на обработку персональных данных (которое в общем случае требуется всегда, когда организация или физлицо получают от другого физлица такие данные в каких-либо целях).

Правомерно говорить о том, что отношения между магазином и покупателем, в рамках которых осуществляется возврат товара, не подпадают под исключения, поименованные в подп. 2–11 п. 1 ст. 6 закона «О защите персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, в соответствии с которыми согласие на обработку данных может не запрашиваться. Поэтому необходимо его запросить по форме, разработанной магазином с учетом требований, которые отражены в п. 4 ст. 9 закона 152-ФЗ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В свою очередь, согласие на обработку данных в целях отправки электронного кассового чека подпадает под исключение по подп. 2 п. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ. Согласие не требуется, если обработка данных идет в целях исполнения обязанностей, установленных законом. В данном случае речь идет об обязанностях по отправке чека, определенных законом «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Возврат по онлайн-кассе в общем случае оформляется чеком с признаком «возврат прихода», иногда — фискальным документом с признаком «возврат расхода». Сведения по возвратам отражаются в кассовых документах. Требуется запрос согласия на получение персональных данных покупателя в целях документального оформления возврата товара.

Ссылка на основную публикацию