Расходы на мобильную связь: как оформить и списать в налоговом учете

Использование сотового телефона сотрудника

Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

размер таких расходов должен быть экономически обоснован;

эти расходы должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, т.е. носить производственный характер;

указанные расходы должны быть документально подтверждены.

Расходы на мобильные телефоны и сотовую связь

Л.В. Чхутиашвили, аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук

Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?

1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;

2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.

В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.

Документальное подтверждение расходов

Одной из причин возникновения конфликтов между налоговыми органами и налогоплательщиками является то, что действующим налоговым законодательством не определен точный перечень документов, на основании которых можно признавать расходы на сотовую связь в целях налогообложения прибыли.

договор с оператором мобильной связи на оказание услуг связи;

перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь для исполнения ими своих служебных обязанностей;

детализированные счета оператора связи.

Наличие первых двух документов никаких возражений у налогоплательщиков не вызывает, а вот по поводу детализированных счетов возникают споры.

номера телефонов всех абонентов;

коды городов (стран);

даты и время переговоров;

продолжительность и стоимость разговора.

Следует заметить, что чаще всего работник сам оплачивает свои телефонные счета. Поэтому, если оператор сотовой связи выдает ему детализированный отчет как физическому лицу, у организации будет отсутствовать счет-фактура. В отчете указываются все задействованные телефонные номера и стоимость каждого разговора.

Кроме того, в данном Письме выдвинуты дополнительные требования к перечню должностей работников. Налоговые органы считают, что должны указываться номера телефонов абонентов (с указанием наименований абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

В Письме МНС России от 22.05.2000 N ВГ-9-02/174 содержалось еще одно очень серьезное требование: необходимость составления отчета налогоплательщика о содержании телефонных переговоров по сотовой связи. В настоящее время на официальном уровне оно не подтверждается, однако налоговые инспекции порой настаивают на расшифровке переговоров. Налогоплательщики ставят под сомнение правомерность подобного требования, поскольку оно не содержится в НК РФ.

Судебная практика по данной проблеме противоречива. Так, например, ФАС СЗО вынес решение в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС СЗО от 05.03.2002 N А56-23095/01 и ФАС СЗО от 04.06.2004 N А56-34730/03). Суд указал, что налоговые органы не вправе требовать не только расшифровок телефонных переговоров, но и указания номеров телефонов и кодов городов, с которыми устанавливалась сотовая связь.

В Постановлениях ФАС ЗСО от 04.05.2005 N Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и ФАС ВСО от 27.05.2005 N А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1 суды придерживаются противоположной позиции. Они посчитали, что налогоплательщик сам должен подтвердить экономическую обоснованность своих расходов на сотовую связь и производственный характер телефонных переговоров. Для этого организация должна предоставить налоговым органам информацию о том, кто из сотрудников, с кем и сколько времени разговаривал.

Вместе с тем отметим, что для документального подтверждения расходов на сотовую связь налогоплательщик вправе предъявить в налоговую инспекцию и любые другие документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Главное условие — чтобы они соответствовали нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.

Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).

В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Мобильный телефон

Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.

Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).

Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Передачу мобильных телефонов сот­рудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.

Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.

Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

•        определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);

•        быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).

Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Sim-карты

Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 ста­тьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.

Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.

Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст.

Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.

Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.

Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику.

Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.

Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).

Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сот­рудника знакомят под подпись.

Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).

Что именно нужно компенсировать?

Это довольно непростой вопрос. Дело в том, что для мобильных переговоров необходимы одновременны сотовый телефон и SIM-карты. Как известно, они приобретаются отдельно.

Для получения компенсации от организации сотрудник должен предъявить в бухгалтерию документ (или его заверенную в установленном порядке копию), подтверждающий право собственности работника на используемое имущество. Но какой именно документ?

По мнению автора, для решения этого вопроса необходимо отделить использование сотового телефона от пользования услугами связи. Сам по себе наличие телефона ничего его владельцу не дает. Вести переговоры можно только после заключения договора с компанией сотовой связи и приобретения у нее SIM-карты.

Поэтому ему надо предъявить в бухгалтерию не документ о приобретении телефона, а заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг связи. Это требуют и налоговые органы.

Нельзя ли возместить сотруднику и износ самого аппарата?

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, возместить износ самого аппарата можно, но только ту часть, которая относится непосредственно к производственным переговорам. Как это сделать? По-видимому, воспользоваться все той же распечаткой переговоров, определить общее время использования аппарата, выделить долю переговоров, приходящихся на производственные цели, и исходя из этой доли рассчитать месячный износ, подлежащий компенсации.

В этом случае работник должен предъявить документы о приобретении сотового телефона, а с бухгалтерией заключить договор аренды или временного пользования аппаратом, чтобы она отразила телефон на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

Если же сотруднику возмещается только стоимость разговоров, то, по мнению автора, в данном случае договор аренды или временного пользования заключать не следует, поскольку при этом организация использует не телефон сотрудника, а те возможности, которые он получил, заключив договор с оператором сотовой связи.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.

Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобож­дения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ).

Экономическое обоснование расходов

Главная проблема при решении вопроса об обоснованности произведенных расходов состоит в том, что ее критерии несколько субъективны. Что касается расходов на сотовую связь, в Письме Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275 сказано, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость для сотрудника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.

требования к знаниям работника;

требования к квалификации;

перечень структурных подразделений или сотрудников, которые подчиняются работнику на этой должности;

перечень лиц, которым подчиняется сам сотрудник;

перечень трудовых обязанностей работника.

Однако существует один нюанс. Трудовое законодательство не содержит прямого требования о составлении должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ все права и обязанности работника по занимаемой им должности должны быть закреплены в трудовом договоре.

В Письме Минфина России от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194 также говорится, что отразить необходимость использования сотового телефона можно в тексте самого договора.

Однако этот вариант содержит элемент риска. Зачастую налоговые органы трактуют включение условия об оплате сотовых телефонных переговоров в текст трудового договора как часть условий об оплате труда. На этом основании они начинают требовать включения данных сумм в налоговые базы по НДФЛ и ЕСН.

Многие специалисты рекомендуют приказом руководителя организации утвердить перечень должностей, работа на которых предусматривает необходимость использования сотовой связи. Порядок расчета размера компенсации переговоров в этом случае следует утвердить в дополнительном письменном соглашении между фирмой и каждым отдельным сотрудником.

Бухгалтерский учет

Д-т 26 (44), К-т 73 — сумма компенсации за переговоры отнесена на расходы организации;

Д-т 73, К-т 50 — отражена выплата компенсации работнику за произведенные им расходы на связь.

Пример 1. Сотрудник ООО «Мегабайт» является менеджером по закупкам. Для своей деятельности он использует личный мобильный телефон. В конце месяца менеджер предъявил бухгалтерии распечатку переговоров, утвержденную руководителем организации, на сумму 1340 руб.

Д-т 73, К-т 50 — 1340 руб. — выплачена компенсация работнику за использование личного сотового телефона в служебных целях;

Д-т 44, К-т 73 — 1340 руб. — сумма компенсации включена в расходы организации.

Рассмотрим отражение операций в учете, когда счета за своего сотрудника сначала оплачивает его работодатель. В этом случае «входной» НДС можно принять к вычету.

Пример 2. Сотрудник ООО «Зарница» ежедневно обслуживает несколько сложных технических объектов, удаленных друг от друга. Поэтому он должен постоянно быть на связи. Приказом по организации утвержден перечень должностей, на которых предусмотрено постоянное использование сотовой связи. С сотрудником заключено отдельное соглашение о применении его сотового телефона в служебных целях.

Счета работника оплачивает предприятие, стоимость личных разговоров удерживается из его заработной платы.

В июне 2006 г. общество оплатило счет на сумму 1400 руб. Стоимость личных разговоров — 280 руб. (в том числе НДС — 43 руб.), служебных — 1120 руб. (в том числе НДС — 171 руб.).

Д-т 60, К-т 51 — 1400 руб. — оплачен счет за разговоры по мобильному телефону;

Д-т 73, К-т 60 — 280 руб. — отражена стоимость личных разговоров сотрудника;

Д-т 26, К-т 60 — 949 руб. (1120 — 171) — отнесена на расходы стоимость служебных разговоров;

Д-т 19, К-т 60 — 171 руб. — отражен входной НДС, относящийся к служебным переговорам;

Д-т 70, К-т 73 — 280 руб. — удержана из заработной платы стоимость личных переговоров;

Д-т 68, субсчет «Расчеты по НДС», К-т 19 — 171 руб. — предъявлен к вычету НДС в части, приходящейся на стоимость служебных переговоров.

А.Анищенко

Аудитор

ООО «Аудиторская фирма «Атолл-АФ»

Для правомерности отражения хозяйственных операций по приобретению сотовых телефонов необходимо определить, к какой группе активов они относятся.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 N 1, аппараты телефонные (код 14 3222135) отнесены к третьей группе (имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно).

объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Стоимость объектов ОС погашается посредством начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01). Организация самостоятельно выбирает один из способов начисления амортизации, установленных п. 18 ПБУ 6/01.

Пунктом 5 ПБУ 6/01 определено, что активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов.

Таким образом, если организация использует данную возможность, то приобретенные сотовые телефоны могут учитываться организацией в качестве МПЗ.

Корреспонденция
счетов
              Содержание операции               
 Дебет 
 Кредит
   08  
   60  
Отражены затраты на покупку телефона            
   19  
   60  
Отражен НДС, предъявленный поставщиком          
     Если организация учитывает сотовый телефон в составе ОС    
   01  
   08  
Принят к учету сотовый телефон в качестве       
объекта ОС
20 (25,
26, 44)
   02  
Начислена амортизация                           
            Если организация использует возможность,            
предусмотренную п. 5 ПБУ 6/01
   10  
   08  
Принят к учету сотовый телефон в составе МПЗ    
   20  
   10  
Списана стоимость телефона на затраты в момент  
отпуска его в эксплуатацию

Д-т 60, К-т 50 — оплачен сотовый телефон физическому лицу;

Д-т 08, К-т 60 — учтены расходы по приобретению телефона;

Д-т 01, К-т 08 — включен в состав ОС телефонный аппарат (если он учитывается в составе ОС).

На основании п. 5 ПБУ 10/99 расходы на оплату услуг связи относятся к расходам по обычным видам деятельности. Расходы по оплате услуг связи признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

Д-т 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», К-т 51 «Расчетные счета».

Организация должна контролировать сумму расходов по сотовой связи. Для этого руководитель организации приказом устанавливает лимит переговоров по средствам мобильной связи для каждой категории сотрудников, а стоимость сверхлимитного времени оплачивается за счет самих сотрудников.

Пример 3. Расходы на телефонные переговоры по служебным мобильным телефонам в организации на основании счета оператора связи составили 6500 руб. (в том числе НДС (18%) — 991,50 руб.). Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры — 6000 руб. (в том числе НДС (18%) — 915 руб.).

Стоимость личных переговоров непроизводственного характера сотрудников организации составляет 500 руб. (6500 руб. — 6000 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников.

Д-т 26, К-т 60 — 5085 руб. — включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному лимиту (6000 руб. — 915 руб.);

Д-т 19, К-т 60 — 915 руб. — отражен НДС;

Д-т 68, К-т 19 — 915 руб. — принят к вычету НДС по услугам связи;

Д-т 60, К-т 51 — 6500 руб. — оплачены переговоры по мобильным телефонам;

Д-т 73, К-т 60 — 500 руб. — отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов;

Д-т 70, К-т 73 — 500 руб. — удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров.

При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

2) сумма расхода может быть определена;

3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).

Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Пример 1

Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51

 – 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в сос­тав расходов на продажу;

Дебет 10 Кредит 60

 – 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации;

Дебет 44 Кредит 60

 – 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 60

 – 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость;

Дебет 68 Кредит 19

 – 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону.

Пример 2

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит счета 51

 – 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи;

Дебет 44 Кредит 60

 – 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи;

Дебет 19 Кредит 60

 – 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

 – 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи.

Пример 3

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон.

Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%).

Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 60

 – 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.);

Дебет 19 Кредит 60

 – 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

 – 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 60 Кредит 51

 – 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»;

Дебет 73 Кредит 60

 – 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия;

Дебет 70 Кредит 73

 – 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи).

Новости региона

Производственный характер переговоров

Наличие разрешения на ведение сотовых переговоров в служебных целях недостаточно. Для возмещения расходов и включения компенсации работодателем в расчет по налогу на прибыль организаций необходимо подтвердить производственный характер переговоров.

Чтобы отделить служебные переговоры от личных, бухгалтерии понадобится детализированный отчет оператора сотовой связи. Производить сортировку звонков следует совместно с сотрудником, поскольку только он может подтвердить их личный или производственный характер. По результатам распределения звонков будет составлена бухгалтерская справка, на основании которой их стоимость отразится в бухгалтерском и налоговом учете.

При налоговой проверке по тем или иным конкретным звонкам могут возникнуть споры. Кто в данном случае обязан отстаивать свою правоту? Судебные решения по этому вопросу на сегодняшний день противоречивы. Так, в частности, ФАС ЦО в Постановлениях от 31.07.2002 N А54-4371/01-С4 и от 10.04.2002 N А54-3595/01-С7 указал, что на счетах и распечатках, полученных от операторов сотовой связи, должна стоять виза руководителя организации, подтверждающая производственный характер звонков.

Переговоры во внеслужебное время

Можно ли считать производственными переговоры, осуществляемые во внеслужебное время: вечером, ночью, в выходные и праздничные дни.

Налоговые органы достаточно часто полагают, что использовать мобильный телефон в служебных целях сотрудники могут только в рабочее время. Однако у арбитражных судов другое мнение. ФАС МО в Постановлениях от 10.12.2002 N КА-А40/7927-02 и от 25.02.2003 N КА-А40/408-03 посчитал утверждение, что ночные звонки или звонки в выходные и праздничные дни априори носят личный характер, неверным. Таким образом, время совершения звонка не может являться критерием для признания его производственным или непроизводственным.

подтвердить права работника на использование сотовой связи в служебных целях;

привести документальное подтверждение расходов на оплату услуг сотовой связи.

Установление лимита на переговоры

На практике иногда работодатель устанавливает лимит времени на переговоры в производственных целях. В этом случае в расходах для целей налогообложения прибыли может быть учтена сумма компенсации только в пределах установленного лимита. Все остальные переговоры, даже производственного характера, сотрудник должен оплачивать. Сумму компенсации он получит после анализа распечаток переговоров.

Однако существует более сложный вариант. Сначала работодатель оплачивает стоимость всех переговоров сотрудника и учитывает данную сумму в расходах. После этого производится сортировка разговоров исходя из полученной распечатки. Те переговоры, которые относятся к личным или производственным, но сверхлимитным, работник возмещает.

Это оформляется авансовыми отчетами и приходными кассовыми ордерами. Полученные суммы налогоплательщик должен учесть в доходах организации (Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275). При этом Минфин России выдвигает еще одно важное условие: превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как он возместит организации указанные затраты.

Статья расходов

В настоящее время вопрос, по какой статье расходов в налоговом учете отражать сумму выплачиваемой работнику компенсации за мобильную связь, неоднозначен. Некоторые специалисты полагают, что для целей налогообложения прибыли суммы такой компенсации следует включать в состав затрат на оплату труда согласно п. 25 ст.

В развитие указанной позиции некоторые сотрудники налоговых органов указывают, что в целях налогообложения прибыли компенсации за телефонные переговоры учитываться не должны. Это объясняется тем, что гл. 25 НК РФ предусмотрен учет в составе расходов только компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому компенсации за разговоры по мобильному телефону следует учитывать в качестве составляющей расходов по оплате труда согласно ст. 255 НК РФ.

По мнению автора, это ошибочное мнение. Принципиально важно, что в п. 25 ст. 255 НК РФ речь идет о пользе для работника. Затрачивая собственные средства на ведение деловых переговоров, работник фактически производит расходы в пользу организации. И компенсация этих расходов личной пользы работнику не приносит.

Следует отметить, что в Письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153, где речь идет о пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, перечислены расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Момент признания расходов

Вне зависимости от того, какой из методов признания доходов и расходов применяет организация — метод начисления или кассовый метод, сумма компенсации расходов на деловые переговоры по сотовой связи компенсируется в один и тот же момент, а именно выплаты компенсации работнику. Дело в том, что компенсация может быть выплачена работнику только после того, как он использовал личный сотовый телефон для служебных целей. В момент выплаты компенсации работодатель фактически и признает целесообразность произведенных работником расходов.

Исходя из положений пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ можно предположить, что признание подобных расходов при методе начисления производится в момент фактической выплаты компенсации. Сначала работник использует свой мобильный телефон в производственных переговорах, а после ознакомления с их расшифровкой ему выплачиваются предусмотренные соглашением сторон суммы компенсации. При кассовом методе признания доходов и расходов сумма компенсации признается на дату ее выплаты в полном соответствии со ст. 273 НК РФ.

Ссылка на основную публикацию