Движение денежных средств, учет и статьи движения денежных средств

Отчет о движении денежных средств в файле Excel

Таблица. 1 Различия в статьях БДР и БДДС

Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями БДР и инвестиционного бюджета.

Джай К. Шим выделяет 4 основные раздела БДДС [5]:

• Поступление денежных средств (остаток на начало периода, поступление платежей от покупателей и других дебиторов);

• Расход денежных средств (выплаты кредиторам);

• Чистый поток денежных средств (разница между поступлениями и расходами);

• Финансовый раздел, детализирующий получение и погашение заемных средств.

Отдельные исследователи [6] выделяют дополнительно раздел по инвестиционной деятельности, под которой понимается деятельность предприятия, связанная с капитальными вложениями (приобретения зданий, сооружений, нематериальных активов, а также их продажа; осуществление долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуск облигаций и других ценных бумаг). Последний раздел является отражением инвестиционного бюджета и описывает движение денежных средств по программе инвестиций предприятия.

Процедуру разработки БДДС целесообразно разбить на ряд последовательно выполняемых этапов. Из приведенного в работе В. Хруцкого описания процесса бюджетирования можно выделить следующие этапы формирования БДДС [1]:

1. Определение необходимого уровня средств для финансирования инвестиционных затрат (на осуществление капитальных вложений, приобретений основных средств, строительства на собственные нужды, т.е. всех затрат, финансируемых за счет прибыли, оставшейся у предприятия после налогообложения);

2. Определение минимального уровня ежедневного остатка денежных средств на непредвиденные расходы ( «конечное сальдо» в выражении (1));

3. Определение доходной части бюджета ( «поступления» в формуле (1)) — выполняются на основе бюджета продаж с учетом анализа гашения дебиторской задолженности, бюджета по инвестиционной (продажа основных средств и других активов предприятия) и финансовой деятельности (дивиденды, проценты полученные);

4. Определение расходной части бюджета ( «выплаты» в формуле (1)) — выполняются на основе бюджетов по прямым затратам (расходы на оплату труда, расходы на сырье и материалы (обычно при определении стоимости сырья и материалов используют учетные (нормативные) цены, которые могут отличаться от рыночных цен)- с учетом движения запасов сырья и материалов), бюджетов накладных расходов (оплата труда АУП, прочие общецеховые и общехозяйственные расходы), бюджетов по инвестиционной (покупка и строительство основных фондов) и финансовой деятельности (возврат кредитов и процентов по ним, выплата дивидендов);

5. Формирование бюджета движения денежных средств, контроль и корректировка.

Пример бюджета движения денежных средств приведен в Табл.2.

Таблица. 2 Пример БДДС

Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща[3] или В. Хруцкого[1] позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.

В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.

Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС

При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями ( Поступления ).

Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

• сроки погашения дебиторской задолженности;

• процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);

• сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;

• процент «безнадежных» долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.

Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.

Выплаты = Сальдо нач Поступления — Сальдо кон — Резерв , где

• Сальдо нач — фактический (при отсутствии таких данных — плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;

• Сальдо кон — планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;

• Резерв — резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.

Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3).

Таблица 3 Формат заявки

Периодичность составления заявок соответствует периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных по интервалу планов составление заявок производится по каждому периоду.

• «Остаток денежных средств на начало периода» по кассе, счетам в банках, денежным эквивалентам… Раздел совпадет со статьей бухбаланса «Денежные средства и их эквиваленты» на начало взятого периода.
• «Операционная деятельность» отражает денежные операционные потоки, которые формируют доходы и расходы основной деятельности предприятия: покупательские поступления, платежи поставщикам, налоги, плата за и административные и коммерческие услуги, оплата за покупку основного средства и т.д.
• «Инвестиционная деятельность» отражает кэш-фло от выбытия и приобретения внеоборотных активов: реализация или покупка основных средств, долгосрочные финансовые вложения.
• «Финансовая деятельность». Раздел содержит сведения о денежных потоках, связанных с заемным капиталом: получением и выплатой кредитов, займов и процентов.
• «Остаток денежных средств на конец периода». Раздел совпадет со статьей баланса «Денежные средства и их эквиваленты» на конец периода.

  Видеозаписи прошедших вебинаров по теме «Управление денежными средствами»

  Отчет о движении денежных средств в файле Excel

  В файле Excel представлен пример формирования консолидированного ОДДС.

  На второй закладке отчетной формы по движению денежных средств приводится расчет денежных потоков по операционной деятельности.

  • Чистый денежный поток по операционной деятельности в отчете о движении денежных средств необходимо сопоставить с операционной прибылью, что позволит оценить рост или сокращение денежных средств компании за период. Существенное различие в данном разрезе вызовет вопрос: возможно ли, что в течение периода компания приобрела большой объем запасов, который так и не был использован? Или увеличилась реализация в кредит? А может, компания активно выплачивала свои обязательства? Проблема также может быть в выплате процентов по кредиту. Совпадают ли они с расходами и начислениями? Также стоит обратить внимание, насколько изменились резервы за период. Нет ли здесь манипуляций в части финансового результата? Ответы на эти вопросы могут привести к пересмотру управления оборотным капиталом.
  • Показатели потоков денежных средств по инвестиционной деятельности в отчетности о движении денежных средств дадут возможность проанализировать, из каких источников приобретается основное средство: необходим кредит или достаточно денежных средств от операционной деятельности? Идеально, если компания инвестирует из собственных сгенерированных источников. А, если компания продает ОС в убыток? Действительно ли рыночная стоимость резко упала с момента приобретения и в процессе использования, или компания неэффективно оценила амортизационные отчисления, что также может завысить чистую прибыль?
  • Показатель финансовой деятельности в отчете о движении денежных средств ответит на вопрос, каковы источники формирования заемного капитала? Не приведет ли это к рискам в будущем? Также стоит обратить внимание на разумность выплаты дивидендов: не возникнет ли ситуация, когда изъятие денег из бизнеса вынудит компанию обратиться к кредиторам?

Как контролировать исполнение бюджета

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .

БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это прогноз поступлений и расходований денежных средств, сформированный по периодам (неделя, месяц, год) для предотвращения кассовых разрывов.

Главная идея составления БДДС – обеспечить предприятию положительный остаток ДС в течение всего периода планирования, и сделать это самым оптимальным с точки зрения затрат образом.

Бюджет состоит из трех разделов:

1. Инвестиционная деятельность. В этом разделе показаны денежные потоки на капитальные затраты и другие инвестиции.
2. Операционная деятельность. Самый насыщенный раздел, который отражает поступления денежных средств от реализации готовой продукции и выплаты, производимые в процессе ее изготовления.
3. Финансовая деятельность. Здесь отражены денежные потоки от привлечения внешнего финансирования, которые призваны компенсировать кассовые разрывы, где это необходимо.

В каждом из разделов платежи разнесены по статьям движения денежных средств. Многие статьи БДДС соответствуют статьям БДР, но есть статьи, которых в БДР не предусмотрено, например, получение и выплата кредита, уплата НДС. И, напротив, такие статьи,  как амортизация, курсовые разницы, доход/расход по ценным бумагам есть в БДР, но их не может быть в БДДС.

Основой для составления бюджета денежных средств являются Бюджет доходов и расходов, условия оплаты в договорах с контрагентами, и также первичные документы движения денежных средств (платежки, банковские выписки).

Но иногда этого бывает недостаточно, ведь доходы и расходы учитываются по начислению. Если предприятие работает со значительными отсрочками платежей, ему необходимо вести бюджет движения денежных средств, чтобы не попасть в кассовые разрывы и заранее планировать получение внешнего финансирования.

Бюджет движения денежных средств решает проблему планирования остатков на расчетных счетах, так как представляет любую хозяйственную операцию именно с точки зрения получения или оплаты денежных средств.

Бюджет движения денежных средств особенно важно вести торговым компаниям и производственным предприятиям, так как в этих отраслях наиболее длинный финансовый цикл. От момента оплаты денег за товар/сырье до момента их получения за готовую продукцию может пройти 90–180 календарных дней. И в течение этого времени нужно изыскивать средства для закупки новых партий товаров и сырья, для оплаты заработных плат и других операционных расходов.

Если не отвести должное внимание планированию, есть риск оказаться в ситуации, когда, имея достаточный уровень прибыли, предприятие не может рассчитаться с долгами. Порой возникает серьезная угроза операционной деятельности. А срочное привлечение заемного капитала не всегда возможно и стоит совсем другие проценты.

И наоборот, используя планирование денежных средств, предприятие может построить стратегию общения с кредиторами и финансовыми организациями, а излишек денежной массы выгодно инвестировать.

Чтобы бюджет был сбалансированным и жизнеспособным, убедитесь, что поступления и платежи спланированы точно и без ошибок. Что и как проверить, читайте в решении «Системы Финансовый директор».

Не секрет, что в бизнесе планы редко воплощаются в жизнь в первозданном состоянии. Форс-мажоры вносят свои коррективы, появляются дополнительные затраты и возможности, о которых не было ничего известно на момент планирования. Да и свойство человеческой натуры пометить задание как «сделано» и больше к нему не возвращаться влияет на выполнение БДДС.

Чтобы труд по составлению бюджета движения денежных средств не пропал зря, его нужно не просто составить и отложить до конца года, а следовать ему, по необходимости корректировать. Иначе вы 100% столкнетесь с незапланированной нехваткой денежных средств. А когда начнете выяснять, откуда взялась недостача, окажется что непредвиденные расходы два месяца назад «съели» весь резерв свободных денежных средств. Или что поступления «просели» по отношению к бюджету, а выплаты не были скорректированы.

Хорошей практикой является внедрение на предприятии заявок на расход денежных средств, которые проверяются на соответствие бюджету и согласуются.

Каждая заявка должна обладать минимум четырьмя аналитиками:

1. Статья движения денежных средств.
2. Подразделение – инициатор выплаты.
3. Период выплаты.
4. Сумма.

Тогда у сотрудников, ответственных за контроль выполнения бюджета, будет, во-первых, возможность контролировать ситуацию в режиме онлайн. Во-вторых, у них будет инструмент управления выплатами.

Происходить контроль будет по такому сценарию:

1. Получена заявка на расходование ДС —