Срок хранения договоров в организации

Цель хранения

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов. В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Условия договора хранения

Договор хранения должен быть заключен в письменной форме (статья 887 ГК РФ), причем, это необязательно должен быть единый документ, подписанный обеими сторонами. Будет считаться, что письменная форма соблюдена, если принятие вещи на хранение было оформлено квитанцией, сохранной распиской, другим документом с подписью хранителя. В некоторых случаях, например, в камерах хранения вокзалов, для заключения договора хранения достаточно выдачи номерного знака или жетона.

Но, конечно, при передаче имущества на хранение в товарный склад во всех случаях предпочтительнее составлять письменный договор. Обязательными для договора хранения будут:

  • условие о предмете договора (хранитель обязуется принять вещь у поклажедателя и возвратить в ее в сохранности);
  • условие об объекте договора (подробное описание индивидуальных признаков и характеристик передаваемой вещи).

Такая вещь не всегда будет иметь индивидуальные признаки, и в процессе хранения она может смешиваться с вещами того же рода и качества других поклажедателей (статья 890 ГК РФ). В этом случае речь идет об обезличенном хранении, и хранитель должен вернуть не ту же самую вещь, а подобную ей. Например, это может быть тонна щебня определенной фракции. Условиями договора возможность хранения с обезличением может быть запрещена.

В договоре хранения стоит согласовать дополнительные условия, которые Гражданский кодекс к существенным не относит, но которые могут вызвать споры сторон:

  1. Срок хранения. Согласно статье 889 ГК РФ, если срок хранения договором не предусмотрен, хранитель должен хранить вещь до тех пор, пока ее не потребует поклажедатель. Конечно, хранение, особенно коммерческое, не может быть вечным, поэтому при отсутствии в договоре сроков хранения закон обязывает поклажедателя забрать свою вещь по требованию хранителя. Если же хозяин вещи не торопится ее забирать, то хранитель вправе самостоятельно продать ее после письменного предупреждения поклажедателя. Из вырученной суммы хранитель имеет право вычесть полагающееся ему вознаграждение, а разницу передается поклажедателю.
  2. Вознаграждение хранителю. Если в договоре хранения будет предусмотрено это условие, то договор становится возмездным. Порядок уплаты вознаграждения предусмотрен в статье 896 ГК РФ, но если стороны предпочитают другой порядок, то его нужно прописать в тексте договора, так же, как и размеры вознаграждения.
  3. Возмещение хранителю расходов на хранение. Вещь, переданная на хранение, должна находиться в условиях, обеспечивающих ее сохранность. На создание таких условий хранитель несет определенные расходы (охранные услуги, коммунальные платежи, аренда земельного участка или помещения под склад и прочее). Если договор возмездный, то расходы на хранение, по общему правилу, включаются в сумму вознаграждения. Если же вещь передается на безвозмездное хранение, то поклажедатель обязан возместить хранителю понесенные им расходы на хранение. Эти нормы не являются императивными (обязательными), поэтому в договоре можно предусмотреть, что такие расходы хранителю не возмещаются.
  4. Ответственность поклажедателя за не передачу вещи на хранение. Хранитель, с которым поклажедатель заключил договор хранения, не вправе требовать передачи вещи на хранение. В то же время, если хранитель забронировал для этой вещи определенные складские площади, то он может понести определенные убытки. В договоре можно предусмотреть обязанность поклажедателя заплатить за это штраф или пеню (в процентах от вознаграждения хранителю или в фиксированной сумме), а можно вообще не возлагать на него подобную ответственность.

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые.

Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет. Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет. Срок хранения договоров аренды в организации зависит от периода, на который она оформляется.

В типовых перечнях перечислены документы, имеющие распространение в большинстве организаций, а ведомственные содержат информацию, разработанную для этого конкретного ведомства.

Существуют разные виды документов. Перечни представляют собой нормативные документы, используемые для определения срока хранения и отбора документов для их последующего хранения или уничтожения.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Чтобы лучше понять особенности и срок хранения договоров в организации, можно разобрать основные моменты на небольшом примере. Существует некий служащий (обычно это сотрудник из бухгалтерии), отвечающий за хранение договоров с контрагентами. Он подшивает их в отдельную папку, где они находятся в течение периода действия.

При закрытии договора он перекладывается в другую папку. При этом, как правило, составляется опись или реестр, который содержит перечень документов и позволяет отслеживать их движение. Кроме того, там отмечен и срок хранения, после которого они подлежат уничтожению. По истечении нормативного срока документы уничтожают в соответствии с уже описанной процедурой.

Сохранность организационно-распорядительной документации компании в целом и договоров в частности требует вдумчивого, внимательного и аккуратного отношения, во избежание проблем. Общим для всех предприятий и организаций является принцип организации хранения в соответствии с нормами закона. Это исключает применение штрафных санкций в случае проверок.

  • Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:
    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

  • договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
  • договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
  • договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
  • договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

Срок хранения договоров в организации

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя.

Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет.

А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Права и обязанности хранителя

Договор безвозмездного хранения можно назвать односторонним, т.к. основные обязанности по нему возникают только у хранителя. Если же был заключен возмездный договор хранения, то поклажедатель обязан будет выплатить хранителю вознаграждение. Что касается расходов на хранение вещи, а также чрезвычайных расходов (непредвиденных при заключении договора), то по согласованию сторон они могут быть переложены на хранителя.

В то же время, у поклажедателя есть договорные обязанности, которые он должен исполнить независимо от того, оплачивает ли он услуги по хранению или нет.

Во –первых, он должен сообщить хранителю об особых свойствах вещи, из-за которых она может причинить вред или убытки хранителю и третьим лицам. Это вещи взрывоопасные, легковоспламеняющиеся или вообще опасные по своей природе. Без такого предупреждения (желательно, письменного, т.к. кодекс не указывает его формы) эти вещи могут быть в любое время уничтожены или обезврежены хранителем без последующего возмещения убытков. В случае же, когда такие вещи нанесли ущерб хранителю или третьим лицам, поклажедатель обязан будет возместить этот ущерб.

Во-вторых, поклажедатель обязан забрать свою вещь после окончания оговоренного срока хранения или, если он не был указан, то по требованию хранителя. Последствия нарушения этой обязанности мы уже рассмотрели.

Что касается прав поклажедателя, то основным можно назвать его право получить свою вещь назад в целости и сохранности. Если вещь в результате хранения была утрачена или повреждена, то поклажедатель имеет право получить ее полную стоимость или ту сумму, на которую уменьшилась стоимость вещи. Причем, такое право возникает даже в случае, когда хранение было безвозмездным.

Срок хранения договоров в организации

Главная обязанность хранителя по договору хранения прописана в статье 886 ГК РФ: «хранитель обязуется хранить вещь, переданную ей поклажедателем, и возвратить эту вещь в сохранности». Сохранность вещи означает, что она не должна потерять за время хранения своих первоначальных свойств и быть пригодной для использования по назначению.

Если в договоре хранения не указаны специальные условия для обеспечения сохранности вещи, то они должны быть такими, чтобы соответствовать ее свойствам. Например, естественно, что замороженная продукция должна храниться в морозильных камерах; вещи, которые могут прийти в негодность из-за влаги – в водонепроницаемой упаковке; агрономическая продукция – в сухих проветриваемых помещениях и т.д.

Принятую на хранение вещь хранитель должен вернуть по первому требованию владельца, даже если срок договора хранения не истек.

Свою обязанность по сохранности вещи хранитель должен исполнять лично, а передавать вещь на хранение другому лицу может только с согласия поклажедателя (договор хранения может содержать и другие условия). Если же обстоятельства сложились так, что хранитель вынужден передать вещь другому лицу, предположим, вышло из строя холодильное оборудование, то об этом надо незамедлительно сообщить поклажедателю.

Что касается ответственности за недостачу, утрату или повреждение переданной на хранение вещи, то ее размер зависит от того, был ли договор хранения возмездным. Если плата за хранение не взималась, то хранитель должен вернуть только стоимость утраченных или недостающих вещей или же ту сумму, на которую уменьшилась стоимость испорченной вещи.

Профессиональный хранитель обязан будет вернуть не только стоимость вещи, но и упущенную выгоду и расходы на доставку вещи к месту хранения. Такие условия действуют по умолчанию, но стороны договора хранения могут отказаться от этой дополнительной ответственности хранителя, указав это в тексте. Хранитель не будет отвечать за порчу или утрату вещи, если докажет, что это произошло в результате обстоятельств, от него не зависящих, или из-за свойств вещи, о которых поклажедатель его не предупредил.

Хранитель имеет право на получение вознаграждения, а для профессиональных хранителей такое вознаграждение является их основными доходами от предпринимательской деятельности. Если поклажедатель не забирает вещь после прекращения срока действия договора хранения, то он обязан доплатить за ее дальнейшее хранение.

Передача в архив

Процедура передачи в архив документации, срок хранения которой уже истек, может иметь незначительные отличия в разных организациях. В некоторых случаях имеет место обычный способ, при котором документы сшивают между собой и складывают в металлический шкаф, гордо именующийся архивом. В других организациях имеется и архив, и архивариус, и утвержденная номенклатура дел, а весь процесс проходит согласно нормативной документации. То есть существуют определенные правила подшивки документов, их регистрации и так далее.

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников. В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них. Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

Срок хранения договоров в организации

От служащих требуют предавать документы в архив не ранее определенного срока, который не зависит от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть даже если срок договора истек в феврале, то все равно необходимо ждать до следующего года, чтобы передать его на хранение. Каков срок хранения хозяйственных договоров в организации? Минимально допустимый период 5 лет.

Хранение на товарном складе

Договор хранения, заключенный с таким профессиональным хранителем, как товарный склад, имеет свои особенности. ГК РФ отводит ему отдельный параграф (статьи 907 – 918). Учитывая, что на товарном складе хранятся товары, т.е. вещи, предназначенные для продажи, обмена или другого оборота, к их хранению применяются особые требования.

Согласно статье 909 ГК РФ при приеме товаров на хранение товарный склад за свой счет производит их осмотр, определяет их количество и состояние. Владелец товаров имеет право во время хранения осматривать товары, брать пробы, принимать меры, необходимые для их сохранности (если имеющихся мер недостаточно).

При возвращении товаров владельцу любая из сторон договора хранения имеет право требовать осмотра товара и сверки его количества, причем, расходы на это несет тот, кто заявил такое требование. Если подобная совместная проверка состояния и качества товаров не была произведена, то заявить о недостаче или порче товара поклажедатель должен письменно при получении товара.

Факта принятия товаров на склад подтверждается одним из документов:

  • складская квитанция;
  • простое складское свидетельство;
  • двойное складское свидетельство.

Складская квитанция – это документ, подтверждающий передачу товара на хранение. Хотя она может заменить сам договор хранения, но делать это не рекомендуется, а обязательно составлять и подписывать единый документ под названием «договор».

А вот складское свидетельство – это уже не обычный документ, а ценная бумага на предъявителя. По складскому свидетельству товар может получить третье лицо, а не только сам владелец товаров. Залоговое свидетельства (одна из частей двойного складского свидетельства) дает право заложить хранящийся на складе товар.

Начало срока хранения договоров

Это весьма непростой вопрос, поскольку именно в связи с этой датой возникает большинство ошибок. Хранение договоров на большинстве предприятий одинаково и начинается с началом календарного года, в котором данный документ больше не имеет силы. Например, есть договор, срок действия которого закончился 15.07.2010 г.

Его требуется хранить в течение пяти лет, но уничтожить его можно не 15.07.2015 г., а только с началом 2016 года. То есть отсчет срока идет с 01.01.2011 г., а не с июля предыдущего года. Как правило, с целью минимизации количества ошибок, к установленному ранее сроку добавляют один год. И только после того, как срок хранения договора в организации закончился, документ можно уничтожить.

Специфика хранения договоров

Как мы уже говорили, есть специальные руководящие документы, которые устанавливают правила и сроки передачи в архив и хранения. Еще раз напомним, что документация должна храниться в сухом, проветриваемом помещении с определенным температурным режимом. Сами папки с документами должны быть расположены на закрытых или открытых стеллажах.

При необходимости в архиве должны быть специальные сейфы для хранения документов с грифом «коммерческая тайна». Хотя сам процесс хранения документов никто не проверяет, но вот отсутствие определенных файлов легко обнаруживается при проверке, так что наладить систему сбережения должным образом — в интересах предприятия. Итак, срок хранения договоров в организации истек, и документ нужно уничтожить. Как это сделать правильно?

Уничтожение

Просто так уничтожить документы нельзя. Для начала нужно убедиться, что срок их действия прошел. Только после этого возможно уничтожение, но и здесь есть подводные камни, которые нужно учитывать, чтобы не попасть под штрафные санкции проверяющих. Выглядит процедура приблизительно следующим образом. Сотрудники делают выборку из всех документов, срок которых уже вышел, потом составляется опись, направляется отчет руководителю, составляется акт об уничтожении, документ подписывается начальником и ответственными лицами.

Ответственность и исполнители

Главная ответственность относительно всего, что касается сохранности всех видов договоров и других документов организации, лежит, безусловно, на руководителе. Именно его наказывают рублем при обнаружении нарушений во время проверок. Следующими по списку идут главный бухгалтер, юрист и тот служащий, который несет ответственность за сохранность документации.

Но этих лиц в меру совершенных проступков наказывает уже сам руководитель, первым достается ему. На практике в небольших компаниях система контроля и хранения договоров возлагается на бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, назначает конкретное ответственное лицо. Иногда ответственным за сохранность документации в целом назначается юрисконсульт организации.

Но это не совсем удобно, ведь юрист может отвечать только за договоры, а с остальными бумагами он обычно знаком весьма поверхностно. Легче всего наладить этот процесс, если есть конкретный человек, наделенный ответственностью и полномочиями. Это гарантирует максимальную точность и аккуратность в обращении с документами.

Ссылка на основную публикацию